El outsourcing es un término en inglés para describir un sistema de externalización o subcontratación que utilizan algunas empresas para delegar algunas de sus funciones internas a otra empresa, como una herramienta para mejorar el desempeño y la productividad.
Si bien, el outsourcing ayuda a simplificar las actividades y a resolver algunos problemas en las organizaciones, trayendo consigo grandes ventajas, también implica lidiar con algunas desventajas indeseables, tales como las que se describen en la siguiente tabla:
| Ventajas | Desventajas |
| Mayor eficiencia operacional. | Riesgos de perdida de confidencialidad. |
| Fácil acceso a tecnología y personal especializado. | La empresa subcontratrada requiere de adaptación. |
| Mayor capacidad para generar ventajas competitivas. | Falta de identidad de la empresa subcontratada con la cultura de la compañía. |
| Mejoras en la calidad de los productos y servicios. | Reducción de puestos de trabajo. |
| Reduce costos operativos. | Pueden ocasionar conflictos internos entre ambas empresas. |
| Crea redes de colaboración. | Pérdida de autonomía. |
| Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios. | Existe el riesgo que la empresa subcontratada no alcance los resultados esperados. |
Tal como se puede observar en la tabla, el outsourcing o la externalización es una excelente opción para empresas que tienen dificulta para llevar a cabo algunos procesos productivos u operativos internamente; sin embargo, al igual que puntos a favor, la externalización tiene puntos en contra, por ende, no es una decisión que deba tomarse a la ligera.
Para comprender mejor de que se trata el outsourcing, definamos primero su concepto y en que consiste, antes de profundizar en sus ventajas y desventajas.
¿Qué es el outsourcing?
El outsourcing se trata de un proceso de externalización donde algunas actividades o funciones dejan de ser desarrollada internamente por la empresa, para ser ejecutadas por otra empresa subcontratada, a la cual se le delegan funciones, previamente estipuladas en un contrato celebrado entre las partes.
Se implementa como un recurso que ayuda a las empresas a optimizar la productividad, identificando actividades o procesos que pueden mejorar si involucran a terceros especialistas para que las ejecuten mediante esta modalidad de outsourcing.
Básicamente, el outsourcing consiente en un proceso de delegación de funciones internas de la empresa, para que otra las realicen por ella, sin que formen parte de su nómina, cuyos fines pueden ir desde aumentar la productividad, acceder a personal y tecnología especializada, abaratar costos, entre otros.
Esta externalización puede usarse para distintas áreas de la empresa, como el mantenimiento de las instalaciones, la exportación de mercancía, la contabilidad, los procesos legales, etc.; por ende, las operaciones de la empresa subcontratada van a depender, o se va a ver limitada, por las funciones específicas por las cuales se contrataron sus servicios.
7 Ventajas y Desventajas del outsourcing
El outsourcing, externalización o subcontratación trae consigo una serie de ventajas y desventajas, veamos de que se tratan:
7 ventajas
Mayor eficiencia operacional: Al delegar funciones a una empresa subcontratada los procesos operativos se realizan de una manera más eficiente, pues, esta empresa se encarga de gestionar el personal especializado necesario para que todo se ejecute en tiempo y forma, evitando que se generen contratiempos y complicaciones.
Fácil acceso a tecnología y personal especializado: Una de las razones por las que una empresa suele optar por un outsourcing, es porque algunas funciones o procesos requieren tecnología y personal especializado, que se escapa de las manos de la misma empresa, pues, gestionarlo de manera interna implica mayor inversión y tiempo.
Como es el caso del mantenimiento de instalaciones y de la maquinaria de industrias altamente tecnificadas, cuyos conocimientos internos de la empresa se limitan a los procesos productivos y operativos, o el mantenimiento y reparación de la flota de camiones de una empresa. Por ende, una empresa subcontratada es una forma de acceder a estos recursos de una forma más fácil y sin tantas complicaciones.
Mayor capacidad para generar ventajas competitivas: Contratar los servicios de otra empresa para ejecutar algunas funciones puede generar una ventaja competitiva frente a otras empresas del sector, por ejemplo, para la gestión del marketing, ya que estas pueden desarrollar estrategias más efectivas para el proceso de comercialización y ventas, y así posicionar mejor la marca en el mercado.
Mejoras en la calidad de los productos y servicios: Una compañía subcontratada puede detectar y corregir fallas en la calidad de los productos y servicios que la empresa ofrece, que esta por sí sola haya pasado por desapercibido, o no haya podido corregir de manera eficaz; proponiendo mejoras desde su perspectiva profesional y supervisando las mismas.
Reduce costos operativos: Para muchas empresas esta es una de las ventajas más significativas, pues el servicio de un outsourcing es menos costoso que invertir en sueldos de personal, tecnología, maquinaria, equipos, entre otros recursos, que pueden evitarse al contratar a estas empresas para que se los suministre; pagando solo la prestación del servicio según las condiciones del contrato.
Crea redes de colaboración: Al subcontratar los servicios especializados de estas empresas, estas cuentan sus propias redes de contactos de aliados y colaboradores, mejorando la cooperación y las relaciones comerciales con terceras empresas, relaciones y colaboraciones que son más difíciles de afianzar sin la ayuda de la externalización, sobre todo cuando la empresa no tiene mucho reconocimiento en el mercado.
Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios: La externalización de funciones, ayuda a la empresa a ser más flexible y con mayor capacidad de adaptación a los cambios externos, pues el mercado está en constantes cambios, y estas empresas proporcionan una perspectiva más amplia de la situación actual de la empresa que les permitan crear estrategias eficaces para adaptarse a las condiciones cambiantes.
7 Desventajas
Riesgos de perdida de confidencialidad: Este es uno de los riesgos más significativos del outsourcing, pues dependiendo del área o funciones a externalizar, es necesario suministrar información confidencial a estas empresas subcontratadas, que puede conllevar a filtración de información valiosa para usarla en su propio beneficio, o para venderla a la competencia, como lanzamientos de nuevos proyectos, información financiera y legal, fórmulas secretas, etc.
Por ende, es importante definir de manera clara en las clausuras del contrato los términos y condiciones de la confidencialidad, para reducir estos riesgos.
La empresa subcontratada requiere de adaptación: Por mucha experiencia que tenga una empresa subcontratada, está requise de un tiempo prudente para adaptarse al funcionamiento interno de la empresa, pues, aunque estas poseen cierto grado de autonomía, deben acoplarse y trabajar coordinadamente con la empresa, para alcanzar los resultados para la cual fue contratada.
Falta de identidad de la empresa subcontratada con la cultura de la compañía: Este es un punto muy importante que debe tomar en cuenta antes de elegir un servicio de outsourcing, pues, es necesito que la empresa a contratar se identifique con su cultura organizacional, es decir, sus valores, pensamientos y metas; de lo contrario, se corre el riesgo de discrepancias entre ambas empresas, dificultando la consecución de los resultados.
Reducción de puestos de trabajo: La externalización reduce los puestos de trabajo, esto se debe a que, al contratar los servicios de estas empresas externas, estas son las responsables de suministrar los trabajadores que sean necesarios para ejecutar las funciones para las cuales se contrataron sus servicios, quedado la relación de trabajo limitada, entre los trabajadores y dicha empresa subcontratada.
Pueden ocasionar conflictos internos entre ambas empresas: Esto se debe a que pueden generarse tensión laboral por discrepancias en las formas de proceder entre ambas empresas, además muchas veces la empresa que contrata no es lo suficientemente abierta como para aceptar sugerencias y cambios, dificultando el trabajo de la externalización.
Pérdida de autonomía: Aunque la empresa contratada debe cumplir las funciones para la cual fue contratada, esta posee autonomía en la forma de proceder y gestionar su personal para alcanzar los resultados encomendados, por ende, para contratar los servicios outsourcing, se debe tener muy claro hasta qué punto se delegan las funciones, estipulando los límites de la externalización.
Existe el riesgo que la empresa subcontratada no alcance los resultados esperados: Esto se debe a la falta de profesionalismo de algunas empresas para trabajar bajo esta modalidad, la falta de especificaciones claras en las condiciones del contrato, y la poca fluidez en la comunicación entre ambas empresas, haciendo que los resultados no cumplan las expectativas esperadas de la empresa que contrata.
