InicioPlanificación Estratégica Planificación de un Proyecto; Definición, Fases y Ejemplos

 Planificación de un Proyecto; Definición, Fases y Ejemplos

La planificación es una de las primeras etapas para la elaboración de un proyecto, mediante un proceso sistemático de actividades para lograr un objetivo, describiendo todo lo que se necesita realizar de manera clara y precisa.

Planificación de un Proyecto; Definición, Fases y Ejemplos

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De este proceso depende gran medida la ejecución óptima de un proyecto, ya que se convierte en la guía metódica que permite asegurarse que todo sea ejecutado de acuerdo a lo planeado.

Sin embargo, la planificación no solo se limita a la ejecución del proyecto, también su monitoreo, control y cierre.

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No es de extrañar que muchos proyectos fracases por la falta de planificación, dando cabida a la improvisación; pues por mucha experiencia que se tenga, la planificación es esencial para que el proceso se ejecute de manera eficiente y eficaz.

Para conocer a detalle todo lo que se necesita saber para planificar un proyecto, en este post te lo explicaremos, definiciones, fases y ejemplos para su planificación.

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¿Qué es un proyecto?

Un proyecto representa a un conjunto de actividades que se planifican para llevar a cabo un fin específico y que debe ser ejecutado durante un plazo determinado.

Independientemente del tipo del proyecto, estos tienen objetivos claros, además requieren de un presupuesto y un equipo de trabajo para que realicen las diferentes actividades durante el proceso de ejecución del proyecto.

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¿Qué es la planificación de un proyecto?

La planificación de un proyecto es un proceso previo que permite establecer un plan de acción para su posterior ejecución, que se basa en una ordenación sistemática de las actividades para alcanzar los objetivos establecidos; exponiendo de manera clara y precisa lo que se necesita y se debe hacer durante el proceso de ejecución.

Además de identificar los objetivos y planes de acción, se identifican los recursos necesarios y su presupuesto, estableciendo siempre un enfoque realista y razonable.

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Fases para planificar un proyecto

Planificar un proyecto no es un proceso que se tome a la ligera, sino la consecución de varias fases o tapas para garantizar su éxito, siendo estas las siguientes:

Análisis de viabilidad y definición de objetivos

Lo primordial para empezar a planificar es avaluar a la viabilidad del proyecto para conocer sus posibilidades de éxito; es decir, si es o no factible invertir recursos como dinero y tiempo en el mismo.

A nivel organización, el gestor de proyectos debe analizar los diferentes factores tanto internos como externos para poder determinar su viabilidad, establecido objetivos realistas de acuerdo a la situación real y las expectativas de la entidad.

Establecer el alcance

Es gestionar como se delimitará, validara y controlara el alcance del proyecto, gestionado todos los requisitos para ejecutar las actividades, describiendo que acciones implican y hasta donde se puede llegar; así como el grado de responsabilidad de las partes involucradas.

Identificar y asignar recursos

Para poder abordar el proyecto es necesario identificar cada uno de los recursos a implementar, tanto material, tecnológicos, humanos, así como financieros; necesarios para poder llevar a cabo todas las etapas del proyecto sin contra tiempos.

Elaborar un presupuesto

Parte fundamental para la elaboración de un proyecto es estimar los costos que se incurrirán en todo el proceso de ejecución desde su inicio hasta su cierre, esto permitirá determinar si se cuentan con los suficientes recursos para financiar el proyecto; pues una mala estimación de los costos puede sobregirar el presupuesto comprometiendo la culminación de la obra.

Elaborar un calendario de actividades

Es una fase primordial para coordinar los tiempos de las actividades, de acuerdo a cada etapa del proyecto, describiendo cuando serán entregadas, así como la fecha de inicio y culminación de cada etapa, a fin de que el proyecto sea ejecutado dentro de los plazos preestablecidos; una buena herramienta para esta fase de planificación es el diagrama de Gantt.

Elaboración de un plan general de trabajo

Básicamente, es un plan exhaustivo que integra todos los factores del proyecto en todas sus etapas de gestión, describiendo de forma detallada como se ejecutara, controlara y cerrara.

Dicho plan incluye el presupuesto, el cronograma de actividades, un plan de gestión de riesgos, plan de contingencia ante posibles imprevistos, gestión de recursos humanos, métodos de control y evaluación, entre otros factores que pueden variar según el tipo de proyecto.

Revisión del plan en marcha

Aunque la planificación previa toma en cuenta todos los factores que interviene desde el inicio hasta el cierre del proyecto, es normal que durante el proceso de ejecución se puedan producir situaciones imprevistas o cambios, que deben ser revisados para garantizar que la continuidad del proyecto marche de acuerdo al plan, haciendo los reajusten que se consideren necesarios.

Evaluación

La evaluación es un proceso de gestión que ocurre con la consecución de cada etapa del proyecto hasta el cierre del mismo, evaluando si se cumplieron las expectativas del proyecto y las lecciones aprendidas para transformarlas en experiencias para próximos proyectos.

Por lo tanto, la evaluación se podrá decir que es una fase de retroalimentación que ayuda a medir el desempeño del proyecto en el cumplimiento de las expectativas y objetivos de la organización.

Ejemplo de la planificación de un proyecto

Existen muchos tipos de proyectos, en este caso, para efectos prácticos explicaremos de manera sencilla como planificar un proyecto de construcción para un local comercial.

 Ejemplo de planificación de un Proyecto

 Ejemplo de planificación de un Proyecto

 Ejemplo de planificación de un Proyecto

 

 

Mairene I. Rosales C.
Mairene I. Rosales C.
Lcda. Contaduría Publica, Técnico en Comercio y Servicios Administrativos, Redactor Independiente.
Web y Empresas (Nov 21, 2022)  Planificación de un Proyecto; Definición, Fases y Ejemplos. Retrieved from https://www.webyempresas.com/planificacion-de-un-proyecto/.
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