Proceso de Planeación

El proceso de planeación o planificación es un concepto con el cual todos deberíamos estar familiarizados, pues bien sea conscientemente o sin darnos cuenta, recurrimos a este para llevar a cabo cientos de tareas diarias, para seguir adelante en proyectos, cumplir nuestros objetivos y alcanzar metas de vida.

Para las empresas es vital desarrollar una planeación estratégica que les permita alcanzar sus objetivos y metas en los plazos previstos, a fin de además convertirse en negocios restables.

¿Qué es el proceso de planeación estratégica?

Básicamente se puede decir que el proceso de planeación es el conjunto de estrategias, acciones y tareas consideradas para lograr un objetivo concreto, a modo de una previsión futura que permitirá alcanzar los resultados deseados.

En otras palabras, la planeación consiste en establecer objetivos futuros y determinar los pasos y acciones para alcanzarlos. Es decir, este proceso comienza por los objetivos, para luego desarrollar las políticas y los procedimientos por medio de los cuales se alcanzarán dichos objetivos.

Es importante que el proceso de planeación cuente con un régimen de retroalimentación, que lo haga flexible al momento de adaptarse a cualquier cambio o eventualidad que se presente en las circunstancias.

Elementos importantes que debe considerar el proceso de planeación

  1. Antes de iniciar el proceso de planeación, debe tenerse identificado un problema o necesidad.
  2. El proceso comienza por establecer un objetivo, el cual debe perseguirse bajo técnicas y método concretos.
  3. Toda planeación debe basarse en los recursos con los que se cuenta, los cuales deben ser bastante realistas, a fin de que no se nos escape de las manos los logros de los objetivos y metas.
  4. Se debe tener en cuenta que la planeación se hace en base a estimaciones, por ello debe estar sujetas cierto grado de incertidumbre, para permitir flexibilidad en la misma.
  5. La planeación además es una herramienta de información, por lo que es necesario sea clara y entendible por todo el equipo.
  6. El proceso de planeación debe optimizar la ruta de trabajo, es decir debe preparar el camino de las actividades a seguir para una tarea no interfiera con la siguiente, para ello es vital considerar los tiempos de trabajo, el rendimiento y los recursos con que se cuenta.
  7. Un buen proceso de planeación de empresa debe siempre incluir una gestión de riesgos, lo cual es muy importante ante ciertos mercados que son altamente competitivos.
  8. Hoy día la automatización forma parte de muchos procesos de planeación, es una técnica innovadora y ajustada a la realidad tan cambiante en la que del mundo empresarial de la época que vivimos.
  9. Cualquier planeación involucra la ejecución de tareas específicas de todo el equipo de trabajo, por lo que es importante la retroalimentación en la comunicación, como elemento de gestión.
  10. Es preciso entender que toda planeación involucra un camino crítico y un conjunto de actividades que determinan el plazo del proyecto, para prestar atención a la hora de planificar el seguimiento de las actividades y tareas a llevar a cabo.

Importancia del proceso de planeación

Cualquier empresa que desea alcanzar el éxito debe construir una estrategia a seguir, pues debe tener claro que es el mejor camino para alcanzar sus objetivos.

Solo con el desarrollo de un plan realista las empresas logran la orientación necesaria para encaminarse efectivamente hacia el logro de sus metas, gestionar incertidumbre y obtener el éxito deseado.

Por ello la empresa debe considerar la planeación como la guía o base por cual debe dirigirse cualquier proyecto.

Principios de la planeación

Cualquier proceso de planeación estratégica debe considerar los siguientes principios, a fin de que permita alcanzar fácilmente los objetivos del proyecto y por tanto los objetivos generales de la empresa.

  • Principio de precisión: Este permite que los planes se rijan por acciones y tareas concretas.
  • Principio de flexibilidad: Permite los cambios en las acciones en vista de eventualidades imprevistas, o que no dependen de la empresa, por ello todo plan estratégico debe dejar cierto margen para los cambios que surjan en el camino.
  • Principio de unidad: Esta claro que se incluyen todas las áreas necesarias y que se desarrolla un plan para cada función, el principio de unidad permite que todos estén coordinados e integrados en un plan general de acción.
  • Principio de rentabilidad: Todo plan debe apalear un costo y evidentemente a un beneficio por obtener.
  • Principio de participación: Debe permitir la participación y colaboración del personal que estructura el plan.

Fases del proceso de planeación

  • Determinación de Objetivos:

Es la primera actividad que se lleva a cabo, requiere tener claro a dónde se pretende llegar.

Los objetivos, se ven como la expresión de una situación por experimentar o vivir a cierto plazo.

Para establecer los objetivos y metas en la planeación es necesario ser específico y realista, además tener un plazo de tiempo claro, es buena idea incluir metas intermedias, que permita estimular el avance mediante logros ya alcanzados, plantear desafíos y lograr el compromiso de quienes están involucrados en el proyecto.

  • Procedimientos:

Incluye todas las acciones a seguir y las instrucciones para cada una de ellas.

Se divide en

  1. Planeación táctica, la cual se centra en los recursos para llevar a cabo las estrategias pautadas previamente.
  2. Planeación operativa: Asigna los recursos a cada objetivo y actividades.
  • Toma de decisiones:

Todo proceso de planeación amerita la toma de decisiones específicas y generales que nos conducirán a lograr los objetivos fijados.

Para llevar a cabo un proceso de toma de decisiones adecuado, es necesario comparar las posibles alternativas y elegir según los beneficios que se veas elegir la decisión más conveniente al proyecto.

Para finalizar es necesario hacer mención de los conceptos de misión y visión de la empresa, ya que estos son elementos que impulsan y dinamizan las acciones que se llevan a cabo en la misma, involucrando el propósito principal y razón de ser de ella. Por otro lado están los valores de la empresa, que son los principios por los cuales se rige la empresa, que además son necesarios para el trabajo con ética y la identificación del personal.

 

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