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Proceso: Qué es, Tipos y Características

Un proceso es una secuencia de actividades interrelacionadas que se planifican y ejecutan para transformar elementos de entrada en resultados, su aplicación es tan amplia que se extiende hasta el ámbito organizacional, siendo estas, donde más suele aplicarse o atribuirse este concepto.

Procesos

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Pues toda organización, independientemente de su naturaleza, implica la ejecución de una serie de acciones a través de un proceso lógico y sistemático para lograr un objetivo y generar aportes de valor.

Para ello, la gestión de procesos resulta un elemento esencial para establecer una coordinación de actividades en cada fase del proceso y establecer relaciones e interdependencias, para asegurar que este funcione eficientemente de acuerdo a lo planeado.

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Para entender en que consiste un proceso es necesario partir de algunos conceptos y elementos básicos que conforman el mismo.

 

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¿Qué es un proceso?

Un proceso es una secuencia de actividades interrelacionadas y previamente planificadas que implica la implementación de recursos materiales y humanos para lograr un fin o un propósito determinado; no obstante, el término proceso, es ampliamente usado para describir la secuencia de acciones llevadas a cabo en etapas o fases para alcanzar un resultado final.

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Igualmente podemos definir un proceso, de la siguiente manera:

a)  Sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto o servicio.

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b) Son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios a partir de determinados insumos.

Elementos básicos de un proceso

En todo proceso, independientemente de su naturaleza, posee los siguientes elementos:

  • Entradas (inputs).
  • Recursos de transformación.
  • Actividades y directrices.
  • Flujo real del proceso.
  • Sistema de Control.
  • Límites del proceso.
  • Salidas (outputs).

Entradas (inputs):

Las entradas representan aquellos recursos que se implementan en los procesos productivos, siento estos necesarios para la creación de un resultado final, ya sea, un bien o un servicio; en este sentido, los imputs hacen referencia a todos aquellos factores de producción.

Recursos de transformación:

Son aquellos elementos que sirven como factores de apoyo en el proceso de transformación, siendo estos, el capital humano, la maquinaria y equipos, u otros.

Actividades y directrices:

Representada todas aquellas actividades que necesitan ser ejecutadas a lo largo del proceso en las diferentes etapas, y las respectivas instrucciones y normas para la ejecución de las mismas.

Flujo real del proceso:

Este representa la secuencia de las actividades ejecutadas en cada etapa para el proceso de transformación hasta lograr el resultado final (salidas).

Límites del proceso:

El límite del proceso consiste en definir un inicio y un fin de cada etapa, pues cada etapa posterior inicia con la consecución de los resultados de la etapa anterior, hasta llegar al resultado final, para ello es necesario definir las atribuciones, actividades y alcances de cada etapa.

Sistemas de control:

La ejecución de un proceso implica la ejecución de un sistema de control para la mejora continua a través del seguimiento continuo para corregir las posibles desviaciones y errores surgidos durante cada una de las fases.

Salidas (outputs):

son todos aquellos resultados generados con la ejecución del proceso, en el caso de las organizaciones hace referencia a los resultados obtenidos del proceso productivo, que puede ser un bien o un servicio.

Además de los elementos anteriormente mencionados, todo proceso debe cumplir o reunir los siguientes aspectos:

  • El proceso debe tener un propósito o una finalidad claramente definida.
  • Debe ser capaz de descomponerse en etapas y actividades.
  • Puede ser coordinado a través de metodologías de gestión de procesos, para la optimización del tiempo, capital, esfuerzos, entre otros.
  • En el proceso se delegan responsabilidades y funciones a líderes y subordinados en  cada una de las etapas.
  • Se genera un proceso de retroalimentación.
  • Se genera aportes de valor a medida trascurre el proceso productivo.

Tipos de procesos

Los procesos pueden ser clasificados en tres tipos.

  • Procesos estratégicos.
  • Procesos clave o misionales.
  • Procesos de apoyo o soporte.

Procesos estratégicos:

Los procesos estratégicos son aquellos que definen y permiten desarrollar las estrategias, objetivos y metas de una organización; y establecen una base de orientación de hacia dónde deben estar dirigidos los procesos clave o misionales, siendo procesos basados en estrategias genéricas a cargo de la dirección o gerencia de la empresa.

Estos procesos implican aspectos, tales como: marketing estratégico, liderazgo en costes, evaluación de satisfacción al cliente, entre muchas otras.

Procesos clave o misionales:

También llamados procesos operativos, son aquellos que ayudan a generar aportes de valor al cliente, y componen la cadena de valor desde que empieza el proceso productivo, hasta que se completa en un producto o servicio final; por ende, son proceso que están relacionados directamente con el proceso productivo, satisfaciendo o no las necesidades del cliente.

Procesos de apoyo o soporte:

Los procesos de apoyo o soporte son procesos complementarios que ayudan al funcionamiento eficiente de los procesos operativos, siendo procesos relacionados con actividades de gestión y control. Siendo ejemplos de estos, los procesos logísticos, de mantenimiento, administrativos, etc.

Características de los procesos

  • Definible

Los procesos deben estar documentados, y sus requerimientos y mediciones deben ser establecidos.

  •  Repetible

Los procesos son secuencias de actividades recurrentes. Deben ser comunicados, entendidos y ejecutados consistentemente.

  •  Predecible

Los procesos deben lograr un nivel de estabilidad tal que se asegure que sus actividades se ejecutan consistentemente y producen los resultados deseados.

  •  Medible

Los procesos deben tener mediciones que aseguren la calidad de cada tarea individual así como la calidad del resultado final. Este proceso de medición se puede explicar facilmente en la entrada anteriormente publicada “Etapas del control de gestión”.

Ventajas de los procesos en las organizaciones

Las ventajas que conlleva la ejecución de proceso en las organizaciones, son:

  • Permite establecer criterios de evaluación del funcionamiento de la organización a través de indicadores de procesos.
  • Ayuda a identificar problemas a través de la relación de causa y efectos en las diferentes etapas del proceso para la selección e implementación de mejoras.
  • Facilita la asignación de responsabilidades desglosando las etapas del proceso en diferentes actividades.
  • Ayuda a la mejora continua.
  • Permite mejorar la eficiencia.
  • Facilita la optimización de los recursos, evitando el gasto de recursos innecesarios.
  • Ayuda a establecer interrelaciones entre actividades.
  • Reduce la duplicidad de esfuerzos.
  • Facilita los procesos de gestión de las organizaciones.

Indicadores de procesos

Los indicadores de procesos son herramientas que facilitan la gestión de los mismos, a través de la medición y evaluación de variables durante y después del proceso.

Estos pueden ser a través de indicadores de desempeño mediante variables propias del proceso, o a través de la aplicación de indicadores de percepción, los cuales ayudan a mediar el grado de satisfacción del cliente con los resultados obtenidos.

Entre los indicadores más usados se encuentran los indicadores de productividad, de eficiencia, de calidad, rentabilidad, entre otros; y entre los indicadores de percepción, los más comunes son de percepción de valor y de percepción de calidad.

No obstante, estos indicadores de procesos deben ser, fiables, representativos, relativos en el tiempo y viables; para asegurar que los resultados obtenidos de los indicadores sean veraces y oportunos.

Matias Riquelme
Matias Riquelme
Ingeniero Civil Industrial con experiencia en empresas multinacionales. Me gusta la redacción de artículos de liderazgo, administración de empresas y estrategia.
Web y Empresas (Nov 21, 2022) Proceso: Qué es, Tipos y Características. Retrieved from https://www.webyempresas.com/proceso/.
"Proceso: Qué es, Tipos y Características." Web y Empresas - Accessed Nov 21, 2022. https://www.webyempresas.com/proceso/

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