Sistema de Gestión de Candidatos (ATS): Definición e Implementación

En un mundo cada día más digitalizado, las empresas buscar nuevas formas de aprovechar al máximo el potencial de esta era digital, como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), una herramienta valiosa que permite a reclutadores optimizar los procesos de búsqueda y selección de personal.

Pues, gracias estos software, los reclutadores puede reducir tiempo, esfuerzo y recursos en la gestión de candidatos, siendo especialmente útiles en empresas alto volumen de contratación, o aquellas que tienen problemas para gestionar el proceso de contratación de forma eficiente con los métodos convencionales.

Veamos que son los ATS y como pueden implementarse.

¿Qué es sistema de seguimiento de candidatos (ATS)?

Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), por sus siglas en inglés, es un software utilizado por los departamentos de recursos humanos para optimizar todo el ciclo de reclutamiento; los ATS son utilizados para publicar ofertas de trabajo, filtrar aplicaciones, clasificar candidatos, programar entrevistas, dar seguimiento a las entrevistas y contrataciones, y finalmente, para evaluar el rendimiento del proceso de contratación.

Básicamente, los ATS facilita a los reclutadores la gestión de todo el proceso de contratación, desde la recepción de las aplicaciones hasta la contratación final del candidato. Su objetivo es hacer el proceso más eficiente, ahorrando tiempo y mejorando las tasas de éxito en la contratación.

¿Cómo implementar un sistema de gestión de candidatos ATS?

Implementar un Sistema de Seguimiento de Candidatos en tu empresa puede ser una tarea compleja, pero si se hace correctamente, puede ser sumamente beneficioso.

Algunos pasos que se pueden seguir para implementar un ATS, son:

1. Identificar necesidades: Antes de comenzar el proceso, es esencial entender lo que la empresa necesita de un ATS; esto incluye identificar los puntos débiles del actual proceso de reclutamiento y establecer qué características del ATS podrían solucionar estos problemas.
2. Investigación de soluciones de ATS: Una vez identificadas las necesidades, el siguiente paso es investigar las diferentes soluciones de ATS disponibles en el mercado; se debe considerar aspectos como las funcionalidades que ofrece, la facilidad de uso, la capacidad de integrarse con otros sistemas que, ya se utilizan, el soporte al cliente y el coste.
3. Selección de un ATS: Basado en la investigación, se debe seleccionar el ATS que mejor se ajuste a las necesidades y presupuesto de la empresa.
4. Formación del equipo: Se debe asegurar de que todos los usuarios clave están formados para usar el ATS; esto puede implicar formación presencial, tutoriales online, manuales de usuario, etc. Es importante recordar que el objetivo es que el sistema sea fácil de usar para todos.
5. Integración con otros sistemas: Si se tienen otros sistemas que necesitan interactuar con el ATS (como software de nómina, sistemas de gestión del rendimiento, etc.), se debe asegurar de que estén correctamente integrados.
6. Pruebas: Antes de lanzar completamente el sistema, es necesario realizar una prueba piloto con unas pocas ofertas de trabajo para asegurarte de que todo funciona correctamente.
7. Lanzamiento: Una vez satisfecho con los resultados de la prueba, se puede lanzar el sistema completamente; asegurándose de comunicar a todos los empleados cómo funciona el nuevo sistema y cómo les afectará.
8. Análisis y ajustes: Ya implementado el ATS, es importante analizar regularmente cómo está funcionando y hacer los ajustes que se consideren necesarios; esto puede implicar obtener feedback de los usuarios, analizar métricas de rendimiento y revisar periódicamente si el sistema sigue cumpliendo con las necesidades de tu empresa.

Es importante tener en cuenta que la implementación de un ATS es un proceso continuo que puede requerir ajustes y modificaciones a medida que la empresa crece y cambia; pero con el enfoque correcto, un ATS puede ser una herramienta valiosa que mejora el proceso de reclutamiento y contratación.

¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de Candidatos (ATS)?

Un ATS funciona a través de un sistema de filtrado y almacenamiento de datos, que permite automatizar los procesos de gestión de candidatos, ayudando a las empresas ahorrar tiempo y reducir errores manuales.

Aquí te presentamos un resumen de cómo funciona un ATS, en distintas actividades de gestión de candidatos:

1. Publicación de trabajos: Los ATS permiten a las empresas publicar anuncios de trabajo en varias plataformas con un solo clic; se pueden publicar en su propio sitio web, en redes sociales, en bolsas de trabajo y más.
2. Recopilación y organización de solicitudes: Cuando un candidato solicita un puesto, la solicitud y la información del candidato (como curriculum vitae y la carta de presentación) se ingresan automáticamente en el ATS. El sistema puede recopilar información de diversas fuentes, incluyendo correos electrónicos, portales de trabajo y más.
3. Filtrado y clasificación de candidatos: Los ATS suelen tener capacidades de filtrado para clasificar los currículums, según las palabras clave, habilidades, años de experiencia, ubicación y otros criterios. Esto ayuda a los reclutadores a reducir la lista de candidatos a aquellos que son más relevantes para el puesto.
4. Gestión de entrevistas y comunicaciones: Muchos ATS también ofrecen funcionalidades para programar entrevistas, enviar correos electrónicos a los candidatos, registrar notas y comentarios, y realizar un seguimiento del proceso de entrevistas.
5. Análisis e informes: Los ATS también pueden proporcionar análisis e informes para ayudar a las empresas a entender su proceso de contratación. Esto puede incluir métricas como el tiempo medio de contratación, la fuente de los candidatos, etc.

En general, un ATS puede ayudar a automatizar muchas de las tareas manuales en el proceso de contratación, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y reducir errores. Además, pueden proporcionar una mejor experiencia para los candidatos al garantizar que sus solicitudes sean manejadas de manera eficiente y profesional.

¿Cuáles son beneficios de los ATS?

La implementación de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), ofrece a las empresas grandes beneficios, tales como:

Optimización de los procesos: Al automatizar muchas de las tareas manuales en el proceso de reclutamiento y contratación, los reclutadores reducen tiempo, esfuerzo y recursos, que pueden implementar en otras actividades no automatizadas; además, se reducen errores que podrían ocurrir en un proceso manual, como perder un currículum u olvidar programar una entrevista.

Organización y almacenamiento en la nube: Los ATS ayudan a mantener toda la información sobre los candidatos en un solo lugar, almacenándola automáticamente en la nube, lo que facilita la organización y la gestión de los datos de los candidatos.

Servicios multiplataformas: Un ATS puede enlazar distintas redes sociales de empleo como LinkedIn, y filtrar automáticamente los currículums y clasificarlos según los criterios predefinidos, ayudando a los reclutadores a identificar a los candidatos más relevantes y calificados para un puesto.

Rastreo del progreso del candidato: Con un ATS, los reclutadores pueden realizar un seguimiento del progreso de cada candidato a través del proceso de contratación, desde la presentación de la solicitud hasta la contratación (o rechazo).

Mejora de la experiencia del candidato: Un ATS puede proporcionar una experiencia más profesional y eficiente para los candidatos, lo cual puede mejorar la percepción de la empresa entre los solicitantes de empleo.