Mantenga su oficina abastecida con los suministros necesarios.
Mantener un inventario de suministros de oficina aceptable para su negocio es una tarea exigente y precisa. Cuando usted aprende cómo pedir los suministros de oficina, usted comienza a apreciar las diversas necesidades de su compañía. Para llegar a ser competente en mantener un inventario de suministros de oficina actualizado, debe estar organizado y encontrar tiempo para hacer un inventario todos los días. Es de primordial importancia el reclutar a alguien que le ayude a comprar material de oficina si tiene una población de oficinas de 20 personas o más
Cosas que necesitará
Organice sus suministros de oficina en estantes en el área de almacenamiento de la oficina. Con el fin de mantener un inventario de trabajo de suministros de oficina, sólo puede haber un centro central de almacenamiento y distribución para sus suministros. Utilice etiquetas y un bolígrafo para marcar las áreas en los estantes donde se van a almacenar los artículos.
Cree una lista de los suministros que tiene actualmente anotando un inventario físico. Transfiera su lista a una hoja de cálculo (Excel) de computadora a la que puede referirse de forma regular. Los suministros con los que comienza serán los niveles de pedido que usará. Al analizar el uso de su material de oficina de mes a mes, podrá ajustar sus niveles de inventario a puntos que mantendrán suficientes suministros a mano en todo momento.
Ordene sus suministros de oficina en línea a través de un vendedor de confianza. Alternativamente, cree una orden de compra cada vez que solicite por teléfono que le permitirá realizar un seguimiento de su historial de compras. Asegúrese de verificar su pedido en contra de su orden de compra original para asegurarse de que recibió todos los productos.
Haga un inventario físico cada semana y mantenga un registro de la fluctuación en su inventario de suministros de oficina. Si observa que sus niveles están bajando por debajo de la cantidad de inventario mensual, aumente su número de inventario en consecuencia y utilice ese nuevo número de inventario cuando vuelva a ordenar. Haga esto para cada artículo en sus suministros de oficina.
Desarrolle una política donde todas las órdenes especiales de oficina deben venir a través de usted. Si nota un patrón de requerimientos para cierto artículo del pedido especial en particular, agregue ese elemento a su inventario regular.
Consejos y advertencias
Discuta las opciones de reordenación con su representante de ventas de suministros de oficina para determinar si esperar y comprar a granel le ahorrará dinero. Dependiendo de su tasa de consumo, puede ahorrar dinero haciendo su re-orden una vez al trimestre en lugar de una vez al mes.
Puede intentar establecer una política en la que debe entregar todos los suministros de oficina y tratar de usar esa actividad para hacer su inventario, pero todavía debe hacer un inventario físico al menos una vez al mes. Los gerentes y ejecutivos pueden decidir empezar a tomar sus propios suministros de oficina u otros empleados pueden tener acceso a la sala de almacenamiento.
Procedimientos para ordenar suministros de oficina
Tener los suministros adecuados a la mano hace que su oficina sea más eficiente.
Los suministros de oficina son una necesidad para cualquier negocio con una oficina. Mientras que el alcance de los suministros que se necesitan varía ampliamente dependiendo del tamaño de la empresa, cualquier operación que se involucre en el papeleo, mantenimiento de registros y comunicaciones necesita suministros para estas actividades. Desarrollar un medio eficiente de adquirir estos suministros ayuda a hacer una oficina más óptima.
Oficina en casa
Si está adquiriendo suministros para su oficina en casa, lo más probable es que el proceso sea bastante informal. Una oficina en casa se puede utilizar para un negocio a tiempo parcial o para las finanzas personales y el mantenimiento de registros. Debido a que estas actividades no pueden usar una gran cantidad de suministros, lo más fácil es simplemente mantener una lista de cosas que necesitará en un futuro próximo y ordenar estas cosas en línea o comprarlas en la tienda de suministros de oficina más cercana al mismo tiempo que sea conveniente para usted.
Pequeños negocios
Una pequeña empresa requiere suministros de oficina sobre una base más regular que una oficina en casa. Si tu negocio no tiene empleados, es decir, eres el ayudante y el gerente general, de igual manera debes estar seguro de que tu oficina se abastece con todo lo que necesita. Mediante la adquisición de suministros de oficina por adelantado antes de que realmente los necesite, puede ahorrarse la inconveniencia de tener que salir y conseguir algo en el momento, y posiblemente pagar más por suministros de oficina que si hubiera planeado con antelación.
Grandes Empresas
Cuanto más grande es un negocio, más extensas serán las necesidades de oficina, y más automatizadas y regulares serán sus técnicas de adquisición. Una gran empresa con múltiples ubicaciones puede ahorrar mucho dinero al comprar suministros de oficina a granel para todas sus ubicaciones y distribuir estos suministros dentro de la empresa. Las necesidades de la oficina pueden ir desde artículos de bajo costo, como sobres y clips, hasta inversiones más serias, como fotocopiadoras y computadoras. Las grandes empresas que utilizan muchos de estos elementos a veces pueden negociar acuerdos especiales con los fabricantes.
