Administración del Tiempo (definición e importancia)

El tiempo es un recurso muy importante para cualquier persona sea cual sea la tarea que realice, en el hogar, en las actividades diarias, el trabajo, etc. En el ámbito económico, la pérdida de tiempo está ligado a una mala gerencia ya la perdida de dinero.

La alta gerencia debe tener en cuenta el aprovechamiento máximo de este recurso, para la administración del tiempo, la organización y la planificación son factores claves.

El objetivo es organizar adecuadamente el tiempo y las tareas a realizar en ese tiempo, de esta manera aprovechar al máximo el mismo. Por otro lado, es importante aprender a detectar las causantes de pérdida de tiempo, para ejercer correcciones y evitarla en la medida posible.

Antes de pasar a dar definiciones, técnicas, importancia, causa, entre otros puntos importantes en el tema es necesario que entendamos que el tiempo es un recurso único, que se debe apreciar y valorar como tal, ya que no se ahorra, pasa, no se retrocede y además imposible recuperar.

Definición de administración del tiempo

La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas y objetivos propuestos.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo plazo, es ineludible comenzar por:

• Establecer metas y objetivos.
• Identificar las prioridades.
• Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una agenda diaria, etc.
• Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas en tiempo concreto.
• Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.

Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de tiempo, para minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos se encuentran:

• Mala planificación.
• Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con más tareas de las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy amplio de actividades.
• Falta de intrusiones claras.
• La impuntualidad.
• Prolongación en la toma de decisiones importantes.
• Confusión al detectar las prioridades.
• Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de trabajo.
• Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.
• Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y aprovechar el tiempo.

Importancia de administrar el tiempo

Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de un trabajador productivo, en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo quisiéramos tener más horas al día para alcanzar hacer aquellas actividades que tenemos propuestas. Por eso, la administración del tiempo engrana la planificación de los procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que garantizan la productividad de la misma.

La capacidad de administrar el tiempo que tengan los trabajadores, es el punto de referencia del rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga el carácter de urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir con los plazos, etc. Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye a alcanzar las metas establecidas.

Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la eficiencia, la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso mínimo de recursos, considerando que el recurso más significativo de cualquier individuo es su tiempo.

Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e intangible, como hablar del aire. En la cultura anglosajona y asiática, el tiempo es tangible, como hablar de dinero. Cada hora del día es un billete que se invierte y no se puede guardar para después. Suena algo fuerte y materialista, pero es aquí donde está la clave y la explicación del por qué algunos países han alcanzado el desarrollo y otro no, por qué unos producen más dinero y por qué unos trabajan menos que otros.

La respuesta es que simplemente han aprendido a valorar y administrar el tiempo para cumplir sus obligaciones y tener calidad de vida.

Técnicas para administrar el tiempo

• Hacer y usar listas: La gran mayoría de métodos de administración de tiempo rondan en torno a la creación y el uso de listas, la razón es simple, es imposible guardar toda la información en tu cabeza. Por ejemplo:
• Una agenda anual que contenga los pendientes diarios más importantes.
• Detalle de cosas por hacer ordenado por mes, semana y día.
• Directorio de personas por llamar, organizada por orden alfabético.
• Planeación de reuniones y conferencias, con el contenido de ideas y puntos a tratar, etc.
• Recortar las reuniones: Muchas reuniones no son realmente necesarias y terminan siendo una pérdida considerable de tiempo, es buena idea implementar una estrategia para minimizarlas en lo posible.

Las reuniones para medir o comentar los alcances de trabajo deben hacerse una vez al mes, las reuniones semanales se tornan repetitivas, los avances también se pueden llevar por escrito y reflejarse en un sistema de acceso al equipo o área en general, así se evita perder horas de trabajo productivo en charlas que no traerán fruto alguno.

• Bloquea tu tiempo: Consiste en bloquear tiempo diario para uno mismo, para realizar actividades que necesitan dedicación y para las cuales a veces no queda tiempo. El objetivo de esto es tener algo de tiempo sin asignar para usarlo en tareas importantes previniendo que otra actividad ocupe ese tiempo en tu lista de actividades.
• Aprovechar los tiempos muertos: Hoy en día con la tecnología de avanzada todo es posible, leer un libro, un seminario, videos de información útil, desde una Tablet, una portátil, tu Smartphone, etc. Puedes aprovechar tu tiempo muerto, la espera en el banco, en el aeropuerto, atorado en el tráfico y obtener información valiosa y provechosa para tu crecimiento personal y laboral.