El balance general forma parte de un grupo de documentos informativos que exponen la situación financiera y otra información útil para la empresa obtener un panorama del desempeño financiero de la misma.
¿Qué es el balance financiero?
Es el reporte financiero de determinada empresa en un momento dado. A través de este los propietarios pueden acceder a información que es fundamental para su negocio, y además la gerencia tiene un apoyo para emprender la toma de decisiones.
Dicho informe refleja los activos (todo aquello que la organización posee), los pasivos (deudas adquiridas) y la diferencia entre ellos corresponde al patrimonio neto (). Por lo tanto, es una especie de radiografía realizada en términos monetarios, que plasma la situación contable de la empresa, el dinero disponible y el curso de sus deudas en cierta fecha.
Su elaboración es anual, es decir se hace una vez al año, coincidiendo con la culminación del ejercicio económico de la empresa, aunque en ocasiones se elaboran balances al inicio del ejercicio conocidos pomo balances de apertura y otros que se realizan mensualmente, cada tres meses o cada seis meses, llamados balances parciales.
Pasos para realizar un balance general
Para la importancia que el documento representa, es algo realmente sencillo de preparar, se presentan en separando dos columnas la columna de la izquierda son los activos, deben ir ordenados en función a su liquidez y los pasivos se enlistan en la columna situada a la derecha los mismos se ordenan en función de su exigencia.
1.- Registro de activos circulantes.
Es el primer paso para realizar un balance general, se registran los montos de las cuentas asociadas a los activos corrientes o circulantes, incluyendo:
- Cuentas por cobrar.
- Saldos bancarios.
2.- Identifica los activos fijos.
Posteriormente de la obtención del activo circulante, se debe clasificar y contabilizar los activos fijos, los cuales generalmente no presentan cambios constantes durante el periodo, caso contrario de los activos circulantes que son bastante dinámicos. En esta clasificación entran las siguientes cuentas:
- Maquinaria y equipo productivo.
- Componentes de transporte.
- Mobiliario y equipamiento de oficina.
- Componentes de cómputo.
- Edificaciones, terrenos, etc.
3.- Realiza la suma del total de activos.
El total de los activos puede obtenerse con la suma de los activos fijos y los circulantes, ambos rubros darán un resultado final.
4.- Es necesario contabilizar todos los pasivos circulantes
Aquí se contabilizan los pasivos, (deudas y obligaciones adquiridas por la empresa). La primera categoría que se debe tener en cuenta son los pasivos circulantes, que serían las deudas menores correspondientes a ese año, incluye:
- Obligaciones y compromisos bancarios.
- Cuentas por pagar a los proveedores.
- Anticipos a clientes.
- Cuentas por pagar a los acreedores.
- Impuestos pendientes por pagar.
5.- Registro de los pasivos fijos.
Es momento de realizar el registro de los llamados pasivos fijos, que no son más que las obligaciones que la empresa ha contraído y tienen exacción mayor al año, pueden ser:
- Créditos o financiamientos bancarios.
- Documentación por pagar.
6.- Suma el total de pasivos.
En el momento de tener los montos de los pasivos circulantes y fijos, se debe totalizar ambas categorías para conseguir el monto final de los pasivos.
7.- obtener el monto total al ingresar los montos en la cuenta de capital.
Hasta el momento has contabilizado las propiedades tangibles e intangibles de la empresa, por otro lado las deudas y obligaciones que posee. Ahora es momento de registrar el capital con el cual está operando la empresa, es decir aquellos recursos en los que los accionistas han invertido.
8.- Sumando total de pasivos, con el capital total.
Luego de totalizado el capital debes anexar otro renglón, en el cual se reflejara la sumatoria del total de pasivos con el total de capital. El monto obtenido nos muestra los medios o recursos económicos que la empresa puede disponer para sobrellevar los activos.
9.- Confronta que el resultado de la sumatoria de pasivos, con el capital corresponda al total de activos.
Es el último paso necesario al realizar un balance general, debes hacer la comparación de la sumatoria del total de activos, con la sumatoria del total de pasivos, más el capital. Debemos tener un resultado igualado, este fenómeno constituye la prueba de que dicho balance está realizado correctamente y se respeta la ecuación contable.
Importancia del balance general
La importancia de dicho reporte financiero radica en los objetivos de mismo, incluyendo el propósito principal para el cual se prepara este balance, que sin duda es dar a conocer la posición financiera de la empresa en un periodo de tiempo determinado.
Con la realización de este reporte la empresa puede obtener información importante y necesaria para la toma de decisiones, bien sea de la gerencia general, de un negocio específico, o con vías de mejoras, crecimiento o cambios.
Entre la información que aporta este informe, que es importante para la empresa conocer y así detectar si se están haciendo buenos negocios se encuentra:
- Naturaleza y alcance de los activos y las obligaciones.
- Capacidad actual de capital.
- Liquidez del negocio.
- Excedentes o insuficiencias de efectivo, en cuentas bancarias o inversiones.
- Excedente o faltante en inventarios por una mala planeación de compras.
- Excesivos montos en cuentas por cobrar, producto de las elevadas ventas a crédito y una mala labor de cobranza.
- Acumulación de deudas contraídas, especialmente a largo plazo.
Por ultimo también es importante ya que representa un recurso muy útil, donde terceros pueden conocer el estado económico y financiero de la empresa con diversos fines.
Como es el caso de los bancos que necesitan conocer el estado de la entidad antes de decidir otorgarles un crédito o no. Par proveedores que despachan mercancía a crédito en plazos estipulados y necesitan saber de la capacidad de pago de la empresa antes de concretar los créditos.
También es importante su presentación de cara al cálculo y recaudación de impuestos, los cuales suelen basarse en mucha de la información contenida en el balance general. En este y cualquiera de los casos es importante y fundamental que la información contenida en el mismo sea veraz, clara y sincera a fin de evitar inconvenientes mayores.
