Conteo Físico del Inventario – 8 consejos para hacer el conteo profesionalmente

Como minorista o administrador de bodega, hacer conteos físicos de inventario probablemente no está en su lista de actividades favoritas. Una tarea tediosa, teniendo en cuenta la mercancía de la tienda puede tomar horas, y para algunos comerciantes, también requiere cerrar la tienda temporalmente.

Pero incluso si es un trabajo que no te gusta demasiado, hace un conteo físico de inventario es una necesidad para cualquier empresa. Mantener un ojo de cerca sobre lo que dice el sistema versus lo que realmente está en la bodega te permite mantener la precisión del inventario, detectar las causas de discrepancias, y asegurarte de que siempre tienes la cantidad.

Para facilitar esta tarea, hemos compilado algunos consejos prácticos sobre cómo contar el inventario, cuándo hacerlo y mucho más:

1¿Conteos físicos del inventario? Considere conteos por ciclos

¿Alguna vez has intentado contar por ciclos? Es el proceso de contar parcialmente la mercancía de forma continua para que pueda monitorear los niveles de stock sin interrumpir las horas de producción de la bodega. Conocido como uno de los métodos de conteo de inventario más eficientes para los minoristas, el recuento por ciclos puede realizarse diaria o semanalmente (generalmente antes de que se abra la tienda) y puede evitar tener que hacer recuentos de inventario completos.

Por otro lado, si el recuento por ciclos no es la opción que prefiere, o si sientes que tienes que hacer un inventario completo, además de tomar acciones parciales (como algunos minoristas), los consejos que vienen a continuación pueden facilitar tu trabajo.

2Hacer uso de la tecnología

Tradicionalmente, los conteos inventario físico se hacen con un lápiz y un papel. El personal usaría una hoja de conteo físico para registrar los productos y reconciliar los datos en el sistema.

Mientras que este método puede hacer el trabajo, es altamente ineficiente y requiere doble entrada, sin mencionar que esta tarea incluso con tecnología es presencial en la bodega.

Si está utilizando un software de gestión de inventario, compruebe si ofrece funciones de conteo físico.


¿Necesita una herramienta más sofisticada para los recuentos de inventario? Considera e investiga acerca de la tecnología RFID. Abreviado de identificación por radiofrecuencia, RFID le permite incrustar chips en el embalaje de sus productos para que pueda rastrear fácilmente su ubicación. El RFID es muy útil, no sólo desde una perspectiva de prevención de pérdidas, sino también cuando se trata de mantener la precisión del inventario.

3Elija sus “contadores” con mucho cuidado

No asigne sus cuentas de inventario a cualquier empleado. El grupo que lleva a cabo su recuento de existencias debe consistir en empleados experimentados, así como aquellos que pueden proporcionar una mirada fresca, distinta.

Necesitará miembros experimentados del equipo, ya que estos empleados estarían más familiarizados con sus políticas y con la ubicación de los diferentes artículos. Sin embargo, alguien que está tan acostumbrado a su bodega puede pasar por alto pequeños problemas y detalles, por lo que tener personas nuevas de la empresa puede ser beneficioso.

4Si debe realizar un conteo físico completo de inventario, debe programarlo con tiempo

La cuestión de cuándo (y con qué frecuencia) debe llevar a cabo un inventario físico completo depende realmente de la empresa. Algunas bodegas lo hacen una vez al año, otras lo realizan de forma bianual, mientras que otras lo hacen con más frecuencia.

Lo ideal es trabajar en aquellos periodos donde la demanda es más baja.

Independientemente de lo que decida, debes establecer en una fecha con suficiente antelación (semanas o incluso meses antes) y asegúrate de que los empleados sepan lo que está por venir. En esta etapa, necesitas anotar los nombres de las personas que te ayudarán con tu conteo de inventario físico. Asegúrate de que pueden ponerse a disposición en la fecha decidida.

Lo ideal sería que no detener las operaciones de la tienda, así que en el caso de que se pueda, programe su inventario después de las horas de oficina. En el caso de que esto no sea posible, y tendrás que cerrar la tienda por un día o varias horas.

Alerta a los clientes que estarán cerrados en cierta fecha y se debe exhibir un cartel fuera de la bodega donde se detalle el por que y las horas en que se cerrará.

5Elabore un mapa de la bodega

Elabore un mapa de su tienda o almacén que ilustre dónde se encuentran los productos.

Si lo hace, obtendrá una vista rápida lo cual facilitará la asignación de personas a cada sección para determinar la mejor manera de realizar el proceso de conteo (por ejemplo, dónde comenzar a contar, cómo moverse por la bodega).

Puede marcar las secciones que ya se han contado, lo que facilita visualmente cuánto ha completado.

6Marca cajas y estantes

Al momento de hacer un conteo físico de su inventario, asegúrese de marcar las cajas o estantes en su almacén si los productos en ellos no son visibles.

Camine alrededor del almacén y asegúrate que esta todo en orden antes de comenzar.

7Piense en artículos que están en el limbo

Al planificar su inventario, debes averiguar cómo va a ser el tratamiento de las cosas que están en el “limbo”. Éstas podrían incluir mercancías en tránsito, órdenes pendientes de proveedores o productos devueltos. Idealmente, estos elementos deben ser procesados y tratados antes de realizar el conteo para evitar cualquier confusión más adelante.

Lo mismo para los productos defectuosos. Si encuentra objetos dañados antes de que el conteo comience reprocésalos antes del conteo físico.

8¿Después del conteo físico?

Compruebe y audite sus cuentas cuanto antes – Siempre es una buena idea revisar sus números de inventario antes de actualizar sus niveles de stock, para asegurarse de que todo se contó correctamente. Y el tiempo para hacer esto es justo después de completar su inventario. La información debe estar fresca en tu mente, así que evite posponer los chequeos de inventario y auditorías.

Extraiga los informes de inventario. Hacerlo le permitirá analizar los datos y ver qué puede hacer para mejorar su negocio. Esta tarea debería ser sencilla si su sistema de administración de bodega tiene funciones de generación de informes y de análisis detallado. Simplemente genere los informes adecuados y estudie los datos para obtener información útil.

Señale las zonas de alto riesgo – Utilice sus informes de inventario para identificar zonas o de alto riesgo en su bodega. Dígale a su personal acerca de estas áreas de alto riesgo y averigüe cómo puede minimizar las pérdidas en esas zonas.

Compara varios informes de conteo físico – Una vez que hayas completado varios recuentos durante un período de tiempo, es beneficioso examinar esos informes para poder detectar patrones. Esto le ayudará a averiguar por qué las pérdidas o discrepancias se están produciendo, por lo que puede tomar medidas preventivas para el futuro.

La comparación de los informes anteriores con los actuales también le ayudará a ver si sus prácticas de inventario están funcionando. ¿Las discrepancias disminuyen con el tiempo o no? Sea cual sea el caso, lo único que se puede averiguar es comparar los datos.

DEJA UNA RESPUESTA

Please enter your comment!
Please enter your name here