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Funciones de un Administrativo ¿Cuáles son las responbilidades de este asistente?

El administrador es una persona física que tiene como función la dirección, control, organización y planificación en una organización tanto privada como pública o en una empresa. Orientan el uso de los recursos financieros, físicos, tecnológicos y humanos, buscando soluciones para todo tipo de problemas administrativos.

Cuando se trata de dirigir una empresa, inmediatamente pensamos en una lluvia de actividades que deben llevarse a cabo para que la empresa prospere de forma sostenible a largo plazo. Pero, en la práctica, ¿es realmente así? ¿Cuáles serán las funciones del administrador? ¿Qué necesita hacer para que una empresa genere valor para los clientes y propietarios, además de satisfacer las demandas de la sociedad?

Para facilitar la comprensión de cuáles son estas funciones, existe un modelo llamado PODC.

  • P: plan
  • O: organización
  • D: dirección
  • C: control

El orden de estas funciones también es importante, ya que determina el ciclo que siempre se crea para coordinar actividades dentro de una organización. Para aquellos que quieran conocer más detalles sobre cómo surgió este modelo y qué representa cada una de estas funciones, les contamos todos los detalles ahora.

Funciones de un Administrativo

¿Qué es un administrador?

En la práctica, independientemente de nuestra educación o función, todos somos, en algún momento, «administradores», ya sea en la gestión de nuestro negocio, como empleados de organizaciones o en la gestión de la vida personal.

Orientan el uso de los recursos financieros, físicos, tecnológicos y humanos, buscando soluciones para todo tipo de problemas administrativos. Crea métodos, planifica actividades, organiza el funcionamiento de los distintos sectores de una organización, calcula gastos y valora la perfecta circulación de información y pautas.

En el mundo empresarial, el administrador de empresas es el profesional responsable de la toma de decisiones y la conducción de las estrategias corporativas.

Implica planificar, organizar, dirigir y controlar acciones en las más variadas áreas de negocio, incluida la gestión de recursos financieros, tecnológicos, humanos y materiales.

Origen

Es fácil ver que estas funciones del administrador en el modelo PODC coinciden perfectamente con lo que se hace en el trabajo diario de estos profesionales.

Pero, ¿cómo surgió esta definición de funciones? Henri Fayol fue la primera persona en identificar elementos o funciones del administrador. Todo comenzó con su libro clásico, publicado en 1916, Administration Industrielle et Generale (Administración industrial y general).

Fayol era el director gerente de una gran empresa minera francesa de carbón. Basó su libro en sus experiencias como practicante de la gestión de esta empresa. En ese momento, definió cinco funciones de gestión que se conocieron como POC3 o incluso POCCC. Ellos eran:

  • Planificación
  • Organización
  • Comando
  • Coordinación
  • Control

Sostuvo que estas funciones eran universales: todos los gerentes las realizan en el curso de su trabajo en cualquier tipo de mercado. Pero con el paso del tiempo y la aparición de nuevas tecnologías, nuevos autores han actualizado el concepto de funciones del administrador. Pasaron de 5 a solo 4. Esto se debe a que se entendió que las funciones de coordinación y mando podían estar representadas, de hecho, por un solo aspecto, que es la dirección.

Ahora, conozcamos los detalles del PODC.

Funciones y responsabilidades principales del administrador

1. Planificación

La planificación, en términos de funcionamiento de una empresa, implica acciones como:

  • Previsión de condiciones futuras
  • Definición de nuevos objetivos
  • Creación de metodologías para lograr estos objetivos

Esto significa que alguien en el puesto de gerente debe ser bueno en la toma de decisiones. Y en la práctica, la planificación es un proceso que consta de varios pasos. Los planificadores deben comenzar por conocer la situación de su empresa, especialmente las más críticas que enfrenta la organización.

Durante sus estudios, Fayol también reconoció que una planificación eficaz debe tener en cuenta los incidentes inesperados que puedan surgir, y no solo ceñirse a planes rígidos e inflexibles. En la práctica, existen diferentes tipos de planificación, que pueden ser:

  • Planificación estratégica
  • Planificación táctica
  • Planificación operativa

2. Organización

El enfoque de la función organizadora se puede enumerar en puntos clave como:

  • Estructuración de actividades
  • Orientación a las relaciones dentro de la empres
  • Reclutamiento
  • Evaluación y formación de equipos

La organización es el rol de la administración que implica el desarrollo de una estructura organizacional y la asignación de recursos para asegurar que se logren los objetivos. Esta estructura organizativa suele estar representada por un organigrama.

De esta forma se proporciona una vista gráfica de la cadena de acciones dentro de la empresa. Es por eso que las decisiones que se toman sobre la estructura de una organización a menudo se denominan decisiones de diseño organizacional.

3. Dirección

Cree un estándar y una dirección para todas las actividades de la empresa. Esta es una de las principales funciones del administrador, siendo un componente necesario para todas las demás. Dirigir puede tener el mismo sentido de liderazgo. Con esto, el líder ayuda a los demás componentes de la empresa a alcanzar sus metas.

Tiene una visión más amplia y, por tanto, puede coordinar esfuerzos para que todos trabajen juntos, con el mismo norte. Pero, además, el liderazgo efectivo requiere que el gerente motive a los empleados y se comunique de manera efectiva. Si esta dirección se hace bien, todos estarán emocionados de lograr todos los objetivos.

4. Control

Entre las funciones del administrador, la de control tiene un papel fundamental: hacer que todo ocurra dentro de los parámetros y principios que se han definido. El propósito del control es precisamente identificar desviaciones de la dirección, ya pensando en planes para cambiar este escenario cuando sea necesario. Por tanto, también podemos decir que el control consta de tres pasos:

  1. Establecimiento de estándares de desempeño
  2. Comparación del desempeño real con los estándares
  3. Adopción de acciones correctivas cuando sea necesario

El control del desempeño solía expresarse en términos monetarios, como ingresos, costos o ganancias. Pero hoy en día, también se puede expresar, en otros términos, como el nivel de servicio al cliente y la satisfacción del consumidor, por ejemplo. Para ello, es necesario crear una serie de indicadores de desempeño.

Pero ojo: esta función no debe confundirse con el control en el sentido conductual o manipulador de personalidades o emociones. Más bien, se refiere al papel de tomar las acciones necesarias para asegurar que las actividades relacionadas con el trabajo sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.

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