La facturación digital, tanto en Ecuador como en otros países, es una forma de emisión de comprobantes de venta que deben cumplir ciertos requisitos en su contenido para ser autorizados por el SRI (Servicio de Rentas Internas) en cuanto a origen e integridad.
Cabe mencionar, que el SRI desde 2009 lanzó un comunicado en el que informaba de manera general sobre la emisión de documentos electrónicos. No fue hasta 2014 que entró en vigor un plan progresivo para la adopción de la factura electrónica en empresas y organismos públicos. Y a partir del 29 de noviembre del año en curso, todos aquellos que cuentan con RUC (Registro Único de Contribuyentes) y emiten facturas, ya sean personas naturales o empresas, deberán hacerlo de manera electrónica.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
- Cuentan con la misma validez que los documentos físicos.
- Suponen un ahorro importante de archivos, lo cual se traduce en mayor espacio en las oficinas.
- Reducen significativamente el tiempo consumido en enviar los comprobantes.
- Mitigan el daño al medio ambiente, al eliminar por completo el uso de papelería y tinta.
- Son más seguras, pues quedan registradas en plataformas virtuales para siempre.
- Reducen mucho la probabilidad de falsificación.
- Agilizan los procesos administrativos del día a día, aumentando la productividad del personal.
- Ayudan a que existan menos errores humanos, ya que se cotejan automáticamente en programas especializados.
Sin importar el tipo de negocio que tengas, su tamaño, giro o antigüedad, seguramente este tema no es novedad para ti. Lo que queremos compartirte hoy son consejos para simplificar aún más tu proceso de facturación electrónica y hacerle la vida más fácil a tu área de contabilidad.
¿Cómo optimizar tu proceso de facturación?
Consigue un software de facturación
La realidad es que contar con un sistema de facturación electrónica que agilice este proceso es la mejor decisión que puedes tomar por tu empresa. Nosotros recomendamos el software de Contífico, ya que es el preferido de los contadores en Ecuador. Se trata de un sistema que te permite emitir facturas autorizadas por el SRI de forma rápida, sencilla y desde cualquier dispositivo.
Ofrece la opción de facturar al comprar
Nada más frustrante para un cliente que, cuando pague su producto, no pueda facturar en ese momento. Es muy común que algunos negocios sólo ofrezcan la opción de facturar a través de su sitio web. Hoy queremos aconsejarte que tú no seas uno de esos negocios. Lleva tu servicio al cliente al siguiente nivel y habilita la opción de facturar al instante en tu punto de venta. Tus clientes te lo agradecerán.
Verifica todas tus facturas cada mes
Es de suma importancia que al cierre de cada mes, tengas en orden tanto las facturas de compras como las de ventas. Este proceso se vuelve mucho más sencillo y ágil con un sistema de facturación, pues ahí puedes visualizar fácilmente si existen facturas emitidas pero no enviadas, o enviadas pero no pagadas, etc.
Define tus tiempos de facturación
Si tienes clientes recurrentes o realizas proyectos con cierta frecuencia, es importante que acuerdes con ellos cada cuánto vas a facturarles. Pon especial atención a lo que el cliente te pida, pues en ocasiones piden hacer el pago tras 30 o 60 días después de la entrega. Considera si es lo razonable o si necesitas que los trabajos se paguen antes. La idea es que ninguna factura te tome por sorpresa y la situación contable sea la mejor para ambas partes.
Crea tu propia factura profesional
Aunque en general todas las facturas se parecen y contienen los mismos datos, no está de más que crees un diseño que sea profesional y sobre todo claro para tus clientes y proveedores. Aquí debes aprovechar para incluir la identidad corporativa de tu marca. Muchos programas de facturación electrónica cuentan con plantillas para generar estas facturas.
Deja de perder horas con el tema de las facturas en tu oficina y optimiza estos procesos para enfocarte en lo que más importa: hacer crecer tu negocio. Implementa un sistema de facturación electrónica en tu empresa para simplificar el proceso y cumplir con todos las normas vigentes.
