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¿Qué es un Project Manager y cuáles son sus funciones?

Hoy en día, en el mundo empresarial, se utiliza cada vez más el concepto de Project Manager que dependiendo del ámbito de su aplicación se conoce también como administración, gestión o dirección de proyectos. Esto ha hecho que se requieran algunas competencias nuevas que se añaden a lo que se venía haciendo tradicionalmente.

El Project Manager o Director de Proyecto es la persona que posee la experticia necesaria para aplicar las destrezas, las herramientas, los procesos y las técnicas precisas para cada oportunidad. Esto con el fin de mejorar la perspectiva de éxito de los proyectos de la organización tomando en cuenta las limitaciones establecidas.

El Project Manager de una empresa, es quizás el factor más importante para obtener el éxito o el fracaso de un proyecto. Sin embargo, el éxito descansa también en la calidad e idoneidad del recurso humano que se incorpora a formar parte del equipo de trabajo. De allí la importancia de seleccionar y sumar personas capaces de aportar a proyecto.

Funciones principales del Project Manager.

Tradicionalmente, el rol de dirección en una empresa ha estado ligado con la toma de decisiones y eso, en esencia no se ha modificado. Lo que si ha variado con el Project Manager es la cercanía que tiene el director con lo que supervisa que supone un trato más directo con el personal, los recursos, los plazos, el diseño de tarea, entre otros.

Seguidamente se mencionan las principales funciones del Director de Proyecto o Project Manager:

  • Definir y presentar el proyecto. Explica las fases y plazos de éste a los clientes y sirve de intermediario entre éstos y el equipo de trabajo.
  • Liderar al equipo para lograr los objetivos del proyecto. Coordina todas las partes involucradas en éste.
  • Planificar las actividades a desarrollar. Aquí el Project Manager tiene que precisar los detalles del proyecto: objetivos, fechas, recursos, responsables, plazos, entre otros.
  • Controlar los recursos asignados para el desarrollo del proyecto.
  • Supervisar las tareas. Es quizás la principal función del Project Manager que nunca debe perder la visión estratégica y permanecer al tanto de todas las tareas y evolución del mismo.
  • Aplicar e implementar las soluciones o los cambios necesarios durante la ejecución del proyecto. Esto exige una capacidad de discernimiento constante para decidir cómo y cuándo intervenir.

¿Cuál es el perfil de un Project Manager?

Con el fin de asumir exitosamente las funciones como Project Manager y lograr los resultados estratégicos para el negocio, es necesario que la persona tenga ciertas destrezas. No basta solo tener un conocimiento técnico sino ciertas habilidades personales que le permita motivar y guiar al equipo para lograr los objetivos.

Habilidades técnicas:

  • Gestión de incidencias y conflictos. Capaz de solucionar cualquier problema que pueda surgir. Asumir el rol de mediador y aportar soluciones cuando sea necesario.
  • Planificación y organización. Es una tarea indispensable para tomar decisiones, organizar el proyecto y determinar sus fortalezas y debilidades.
  • Programación de actividades. Fijar claramente las fases y los plazos de todas las actividades que constituyen el proyecto que lidera.
  • Análisis del entorno. Capaz de captar oportunidades e identificar riesgos, es decir, analizar continuamente el medio en que se desenvuelven.
  • Medición del clima laboral. Evaluar constantemente la productividad de los miembros del equipo para mejorar y agilizar las tareas y las fases previstas.
  • Gestión del cambio. Adaptar los cambios que van ocurriendo durante el desarrollo del proyecto y hacer que los miembros del equipo asimilen también esa situación.
  • Comprensión de las operaciones. El Project Manager, además de estar pendiente de lo que ocurra en el proyecto tiene que anticiparse a los cambios que puedan ocurrir.
  • Visión de oportunidades. Vislumbrar e identificar oportunidades de negocios y la estimación de gastos y recursos para ellos.
  • Administración. Es la última competencia técnica y quizás la más importante. Es vital que el Project Manager administre todo el proyecto que dirige de manera que los resultados sean los mejores, es decir, que se logre la productividad.

Habilidades personales:

  • Ser un líder. Una persona que al haber demostrado sabiduría, competencia y capacidad obtiene la confianza del grupo en su autoridad para ser dirigidos.
  • Generar confianza y motivación.
  • Manejo de conflictos y toma de decisiones adecuadas.
  • Muy organizado y capaz de enfrentarse a distintos proyectos al mismo tiempo.
  • Capaz de trabajar en equipo, comprometido e íntegro.
  • Ser empático y manejar las expectativas de los miembros del equipo.
  • Mantenerse actualizado con las nuevas tecnologías.
  • Ser buen comunicador y saber mantener la calma cuando está bajo presión.

Importancia del Project Manager.

Hoy en día cobra importancia cada vez más el Project Manager en las organizaciones. El hecho de que existan proyectos dirigidos por personas altamente calificadas garantiza la preparación y formación de equipos con alta motivación y capaces de presentar mejores proyectos a clientes e inversionistas.

El Project Manager es muy popular hoy en día pues su uso está en casi todas las empresas y en casi todos los niveles. Proporciona algunas ventajas, entre ellas: mejoras en el control de recursos físicos, humanos y financieros; en las relaciones con el cliente y en el trabajo en equipo además de estimular una alta moral en los trabajadores.

Para las empresas el poder contar con Project Manager que son personas expertas en planificar y dirigir proyectos supone que pueden obtener un mejor rendimiento y eficiencia en el desarrollo de cualquier proyecto. Esto, por supuesto, repercute en la consecución de los objetivos y la productividad.

Conclusión

Los proyectos se desarrollan con el objetivo de alcanzar resultados estratégicos y productivos para el negocio de la empresa. Para esto es vital que el Project Manager posea un nivel de competencias alto que le permita planificar, coordinar, organizar y controlar el proceso de forma efectiva y eficiente.

Como ha sido mencionado anteriormente, son múltiples las funciones que cumple un Project Manager y múltiples también las competencias que debe tener para desempeñarse eficientemente en el importante rol dentro de la empresa y, al mismo tiempo, ser capaz de asumir varios proyectos de manera simultánea.

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