Si tu Pyme tiene operaciones en Colombia, seguro te encuentras en proceso de implementación de la nómina electrónica, de acuerdo con los cambios establecidos en el sistema de nómina por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Sabemos que integrar el nuevo reporte que debe amparar el pago de la nómina podría resultar un reto, es por eso que preparamos una serie de consejos que te ayudarán a facilitar su cálculo, de acuerdo con los requisitos vigentes.
1. Involúcrate e infórmate sobre el tema
Para saber los detalles sobre la resolución de la DIAN en torno al reporte de nómina electrónica, es importante tener un panorama general de los nuevos requisitos que solicita la autoridad en materia fiscal, con el objetivo de encontrar la mejor solución para poder responder en torno a su cumplimiento y evitar sanciones.
Es importante saber que, de acuerdo con la DIAN, los empleadores deben apoyarse en un proveedor tecnológico autorizado para generar el “Documento Soporte de pago” de nómina electrónica que es necesario presentar para poder obtener los descuentos tributarios, a la hora de declarar la renta o el IVA.
2. Apóyate en un equipo especializado
De acuerdo con el tamaño de tu empresa, puedes integrar un equipo interno o asesoría externa, mediante personal especializado en el tema, para cumplir de manera efectiva con los requisitos del nuevo archivo de nómina electrónica. Si ya cuentas con un equipo contable interno y notas que necesitan actualizaciones sobre el tema, no dudes en invertir al respecto.
Los proveedores de software de nómina electrónica cuentan con personal especializado para brindar asesoría sobre la implementación de la tecnología pertinente, a fin de facilitar la adopción de los programas y hacerlos entendibles para el personal de las empresas que están obligadas. Puedes buscar webinars o tutoriales al respecto.
3. Invierte en tecnología
Actualmente, existe tecnología para integrar el sistema contable automatizado y en este caso, de gestión de nómina electrónica. Se trata de software preconfigurado, en el que únicamente es necesario ingresar los parámetros más comunes para no volver a cargarlos cada vez que tenga que realizarse un cálculo.
Estas soluciones permiten gestionar la nómina en sólo 4 pasos:
- Definir la liquidación
- Cargar las novedades especiales
- Verificar la nómina y
- generar los reportes
Además de lo anterior, utilizar un software de nómina supone otras ventajas como: ahorrar tiempo, obtener el archivo listo para pagar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), cargar de forma automática la información } en los registros contables, personalizar y enviar los comprobantes a los empleados, así como generar los archivos electrónicos para el pago correspondiente.
4. Elige un plan a la medida de tu empresa
Una recomendación para elegir el plan más adecuado a las necesidades de la empresa que administras, es considerar el tamaño de la compañía, el número de empleados y los libros requeridos para la gestión de los pagos a los empleados. Recuerda que tener el producto más adecuado será clave para obtener una herramienta realmente redituable.
5. Enfócate en las ventajas que tiene la nómina electrónica
La gestión electrónica de la nómina ofrece diversas ventajas a las empresas, mediante la digitalización de la información, por ejemplo:
- Automatización del proceso de cálculo, gracias a que está ya configurado
- Facilidad para consultarla en cualquier momento, incluso en dispositivos móviles, gracias a que está almacenada en la nube
- Mejora el resguardo de la información, al evitar la utilización de archivos físicos.
- Ahorro en papel y personal encargado de la gestión, cálculo y envío de comprobantes a los empleados.
- Minimizar errores que son más probables mediante cálculos y procesos manuales.
- Incremento de la satisfacción de los empleados gracias a que los comprobantes se envían por e-mail de forma automática.
Conclusión
Los programas informáticos diseñados especialmente para la gestión de nómina electrónica suponen una ventaja para el cálculo conforme lo establecido y en línea con los requisitos establecidos por las autoridades. No lo dudes más e incorpora este tipo de tecnología para facilitar, ahorrar tiempo y evitar errores que puedan generar sanciones.
