Un diagrama de flujo es una herramienta tan útil y tan fácil de hacer, que no es necesario complicarnos con software avanzados para realizarlo; si tienes en tu computador Microsoft Office Excel, con esta herramienta será más que suficiente para obtener un muy buen resultado.
Quédate con nosotros que aquí en webyempresas.com te explicaremos qué es y cómo hacer un diagrama de flujo en Excel paso a paso de manera fácil y sencilla.
No obstante, antes de empezar hacer nuestro diagrama de flujo es necesario comprender los siguientes conceptos básicos.
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo también llamado diagrama de procesos o diagrama de actividades, es una forma de descripción gráfica en el cual se representan las secuencias de un proceso lógico, mediante el uso de símbolo y pasos, que ayudan a comprender un proceso como parte de un todo.
La manera en que el diagrama de flujo se estructura, debe ser clara y sistemáticamente ordenada, reflejando información de manera concreta para poder comprender el proceso de forma rápida y sencilla.
El proceso es el mismo independientemente de la herramienta a utilizar para construir el diagrama; ya sea una hoja de papel, Excel, u otras herramientas como PowerPoint o herramientas en línea.
Simbología a utilizar
Para construir el diagrama de flujo debes tener en cuenta la siguiente simbología, pues debemos recordar que cada símbolo refleja una acción o elemento diferente dentro del proceso que no deben confundirse para que quede bien estructurado.
Si quieres ver con más detalle el uso correcto de los símbolos y más ejemplos de diagramas de flujo, sigue nuestro enlace.
Pasos para hacer un diagrama de flujo en excel
Excel es una herramienta sumamente versátil, realizar diagramas de flujos con esta herramienta es muy sencillo, lo mejor es que podemos diseñar nuestro propio diagrama de flujo de acuerdo a las necesidades del proceso que necesitamos representar.
Para hacerlo, solo debemos guiarnos por las funciones y herramientas básicas que Microsoft Excel; veamos cómo se hace desde principio a fin paso a paso.
Paso 1
El paso unos, es ir a los programas de Microsoft Office y seleccionar el programa Excel y crear un archivo nuevo para empezar nuestro proceso creativo.
Una vez es una hoja de Excel, nos dirigimos a la parte superior izquierda y en la barra del menú encontraremos la opción insertar; entre las herramientas, nos posicionamos sobre la opción formas, podemos identificarla fácilmente por un pequeño icono con tres pequeñas formas.
Le damos clic al botón izquierdo del mause y encontraremos diferentes opciones, entre ellas las figuras que necesitamos para nuestro diagrama de flujo y seleccionamos cada figura una a una que necesitamos.
Paso 2
Una vez identificado las formas que necesitaremos, agregamos las flechas, luego nos dirigimos de nuevo a la barra del menú en la opción formato, seleccionamos cada forma o flecha y personalizamos el diseño.
Las flechas es recomendable aumentarles el grosor para que se pueda observar mejor la secuencia del proceso.
Paso 3
El paso al tres lo realizamos igualmente, posicionándonos sobre la opción de formatos y nos dirigimos a la herramienta de efectos de forma, ahí encontraremos varias opciones para mejorar la estética del diseño de nuestro diagrama de flujo.
Podemos agregarle sombras, bordes, efectos 3 D, entre otros.
Paso 4
Como cuarto paso, empezamos a darle sentido a las formas, agregándoles el texto; es muy importante que previamente hayamos identificado la forma o figura correcta para cada proceso para no confundirnos.
El texto debe ser una descripción corta y clara; para agregar el texto, nos dirigimos a la barra del menú, en la parte superior izquierda, seleccionamos la opción que dice “texto”, aparecerán varias opciones y seleccionamos la opción cuadro de texto.
Al igual que las formas, se pueden personalizar, cambiándoles el color de la letra y defiendo el interior del cuadro del texto como transparente, entre otras opciones.
Paso 5
Una vez tengamos todo el diagrama de flujo listo, para evitar que se nos dañe el diseño, seleccionamos cada una de las formas, flechas y cuadros de texto y le damos agrupar haciendo clic derecho con el mause.
Para que puedan agruparse es necesaria que nos posiciones sobre cualquiera de las formas para que al hacer clic nos salga la opción agrupar.
Paso 6
Como estamos trabajando con Excel, si cambiamos el tamaño de una celda, las formas cambian de tamaño y pueden dañar nuestro diseño, para evitarlo, seleccionamos el diagrama ya agrupado, le damos clic derecho con el mause y nos dirigimos a la opción “tamaños y propiedades.”
Luego nos saldrá una pestaña del lado derecho para editar el formato de forma y le damos clic en “mover, pero no cambiar de tamaño con las celdas,” de esta manera podremos arrastrar nuestro diagrama de flujo por la hoja de Excel sin que se altere la estructura del diseño de nuestro diagrama de flujo.
