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16 Ejemplos de las funciones administrativas

Las funciones administrativas son de gran importancia en cualquier proceso administrativo, ya que estas representan actividades básicas esenciales para la gestión de una organización, que permiten encaminarlas hacia el logro de los objetivos.

Ejemplos de las funciones administrativas

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Estas funciones son inherentes a las cuatro etapas del proceso administrativo, que son: planificar, organizar, dirigir y controlar; por ende, todo cargo administrado debe conocerlas e implementarlas independientemente de la actividad económica de la entidad.

Pues, estas funciones, al ser propias del proceso administrativo, son universales, adaptándose fácilmente a cualquier tipo organización.

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Para entender de que se tratan, veamos los siguientes 16 ejemplos de las funciones administrativas.

16 Ejemplos de funciones administrativas de cualquier organización

Las funciones administrativas son actividades básicas que debe desempeñar cualquier cargo administrativo para la gestión eficiente de una organización; no obstante, es necesario partir de los propios procesos administrativos, siendo estas las funciones centrales de las cuales se desglosan funciones o actividades más específicas:

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Por ende, para describir las funciones administrativas, se plantean 16 ejemplos de funciones básicas dentro de cada proceso administrativo.

Planificar

En esta etapa del proceso administrativo, las funciones gerenciales están centradas en:

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1.      Establecer objetivos y metas:

Para el funcionamiento eficiente de cualquier organización, la definición de los objetivos es fundamental, estos permiten enfocar los esfuerzos para alcanzar los resultados o metas establecidas por la entidad.

Con base en ellos se dirige el rumbo de la gestión organizacional; la falta de ellos, aumenta la probabilidad de fracaso y la duplicidad de esfuerzos.

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2.      Estudiar las alternativas:

Para alcanzar los objetivos y metas de una entidad, los administradores en la facultad de sus funciones deben desarrollar y buscar las alternativas más viables para alcanzar resultados eficaces.

Las alternativas son planes de acción, en los cuales se debe analizar la viabilidad de cada uno de opciones disponibles, que permitan tomar la mejor decisión posible.

3.      Determinar los recursos necesarios:

Llevar a cabo cualquier plan de acción, implica la inversión de recursos, por ende, la gerencia debe saber identificar la cantidad de recursos que implica ejecutar un proyecto, y prever mediante un presupuesto cuanto costara para la empresa ejecutarlo.

De esta manera, la empresa puede determinar si poseen la solvencia económica para financiar el proyecto, y prever la rentabilidad del mismo.

4.      Definir estrategias

Una vez definido un curso de acción para el logro de los objetivos, es necesario diseñar la planificación estratégica para gestionar las diferentes actividades a seguir, tanto por los líderes como los colaboradores, a fin de alcanzar las metas establecidas de manera eficiente.

Para ello es necesario tomar decisiones, definir los plazos y asignar los recursos para el logro de los objetivos establecidos.

Organizar

La organización es un proceso administrativo, en el cual las funciones están enfocadas en:

5.      Definir los cargos y actividades específicas

La gerencia tiene la responsabilidad de definir el perfil de cada cargo dentro de la organización, especificando las actividades, responsabilidades u obligaciones inherentes a cada puesto de trabajo.

6.      Establecer la estructura organizativa

La admiración debe establecer la estructura organizativa de la cadena de mando, especificando los jefes o líderes de área y los subordinados, a fin de mejorar la eficiencia en la consecución de los objetivos, optimizar el tiempo, facilitar la toma de decisiones, entre otros beneficios.

7.      Coordinar las actividades

Llevar a cabo el proceso operativo de un proyecto requiere de la coordinación de los equipos de trabajo, estableciendo las interdependencias entre actividades a fin de asegurar que todo se ejecute de manera eficiente.

8.      Establecer políticas de procedimiento

Para la gestión administrativa es fundamental definir las políticas de procedimientos, sirviendo como ruta de acción en el cumplimiento de las leyes y normas de seguridad, que garanticen el bienestar de los trabajadores y la ejecución del proyecto o proceso productivo.

9.      Asignar recursos

La administración también debe gestionar la asignación de recursos necesarios para el desempeño de las funciones de cada cargo, y supervisar el uso eficiente de los mismos para evitar el desperdicio de recursos.

Dirigir

A partir del proceso de dirección las funciones administrativas empiezan a ser más dinámicas u operativas, estas funciones son:

10.  Dirigir y motivar al personal

En esta etapa la administración debe centrar sus esfuerzos en saber dirigir al personal, manteniéndolos motivados, para incentivarlos a alcanzar las metas establecidas por la organización.

11.  Establecer mecanismos de comunicación

Una función administrativa sumamente importante es establecer y mantener la buena comunicación entre los diferentes equipos de trabajo, que permitan mejorar la fluidez en la comunicación y generar un buen ambiente de trabajo, mejorando la productividad y desempeño laboral.

12.  Solucionar Conflictos

En el desempeño de las funciones de los equipos de trabajo es común que se generan discrepancias y conflictos entre el personal: en estos casos, las administraciones tienen la tarea de actuar como mediador a fin de procurar las buenas relaciones laborales para la consecución de los objetivos.

Controlar

El control es la cuarta etapa del ciclo admirativo, el cual se ejecuta paralelamente con el desarrollo de las tres etapas anteriores, siendo sus funciones las siguientes:

13.  Medir el desempeño

Las mediciones de desempeño se realizan en todas las etapas del proceso administrativo, para ello, la administración debe aplicar indicadores de desempeño KPI, que permitan evaluar, si tanto el proceso como los resultados se están ejecutando de acuerdo a lo planeado.

14.  Evaluar y analizar indicadores

La administración, además de medir el desempeño, debe establecer parámetros de avaluación y análisis de resultados que permitan detectar ineficiencias en el desempeño y sus posibles causas; la administración debe saber identificar fallas lo antes posible para garantizar el funcionamiento óptimo de los procesos administrativos.

15.  Tomar y aplicar medidas correctivas

La gerencia debe mantener una gestión proactiva que le permita prever posibles fallas o errores para tomar las medidas correctivas necesarias que garanticen que todo se ejecute eficientemente de acuerdo a lo planeado.

La detección y corrección a tiempo de errores es sumamente importante, de esta manera se evitar desperdicio de recursos y duplicidad de esfuerzos, sin comprometer la continuidad del proceso productivo o del proyecto.

16.  Retroalimentación

En toda empresa la gestión administrativa es un proceso de continuo, por ende, una de las funciones administrativas es crear un proceso de retroalimentación que le permita autoevaluar la gestión para mejorar la eficiencia.

Mairene I. Rosales C.
Mairene I. Rosales C.
Lcda. Contaduría Publica, Técnico en Comercio y Servicios Administrativos, Redactor Independiente.
Web y Empresas (Nov 21, 2022) 16 Ejemplos de las funciones administrativas. Retrieved from https://www.webyempresas.com/ejemplos-funciones-administrativas/.
"16 Ejemplos de las funciones administrativas." Web y Empresas - Accessed Nov 21, 2022. https://www.webyempresas.com/ejemplos-funciones-administrativas/

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