Cómo usar Kanban para mejorar la eficiencia del SEO

La metodología Kanban se desarrolló inicialmente para la producción de Toyota. El término en sí se traduce del japonés como “letrero”.

Los principios de Kanban están diseñados para mantener tu flujo de trabajo completamente visualizado, haciendo que cada pieza de trabajo y su progreso estén disponibles en todo momento.

En la metodología Kanban, se enfatiza el concepto WIP (límites de trabajo en progreso por sus siglas en inglés) para evitar la sobrecarga del equipo; esto se logra estableciendo un límite en la cantidad de tareas.

Como cada parte del trabajo es visible, hay espacio para la mejora y la optimización continuas, lo que lleva a una productividad del equipo cada vez mayor.

Para los equipos de SEO, Kanban es una excelente manera de realizar un seguimiento del progreso, mejorar la comunicación e influir en la gestión del flujo de trabajo.

En este artículo, revelaremos cuatro consejos eficientes para implementar el sistema Kanban en tu equipo de SEO para mejorar su productividad.

Implementación de Kanban para tu proyecto de SEO

Kanban es un sistema fácil de entender que te permite visualizar todos los aspectos de la gestión de proyectos para hacer que el proyecto sea más tangible y, eventualmente, más cercano a la realización. Un tablero Kanban se puede crear rápidamente en un escritorio con notas adhesivas, en un cuaderno o en línea como herramienta.

Vamos a repasar los cuatro pasos productivos de la configuración de Kanban.

Paso 1: Configura tu tablero Kanban para SEO

Lo primero que debes hacer es identificar las etapas de tu flujo de trabajo de SEO, ya sea un flujo de trabajo para la creación de contenido, expansión, elaboración de estrategias o auditorías. En un flujo de trabajo perfecto, todos conocen su función y lo que deben hacer para ayudar a que el proyecto prospere.

Creación de columnas Kanban

Comienza por crear columnas para tu Kanban para SEO. Para un comienzo más fluido, dale a tus columnas nombres simples, como: “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”. Puedes crear tantas columnas como requiera tu visualización de flujo de trabajo ideal.

En la versión más básica de Kanban, deberías tener los tres estados que rastrean el progreso de una tarea desde cuando se asignó la tarea hasta su finalización.

Una vez que te sientas cómodo con tu tablero Kanban, puedes prescribir más columnas para detallar el proceso de trabajo. 

Por ejemplo, puedes ampliar tus columnas con “En espera de aprobación”, “Revisión” y “Tareas planificadas” para que tu equipo comprenda mejor los procesos actuales.

Creación de tarjetas

Ahora que tienes la estrategia y las columnas, crea tarjetas para tareas individuales de cada etapa del flujo de trabajo de SEO. Cada tarjeta debe estar etiquetada, titulada y asignada a una columna en particular.

Convierte todas tus tareas de SEO en tarjetas visuales y organízalas en columnas para tener una imagen clara de tu flujo de trabajo en el tablero.

Visualizar las tareas te ayudará a coordinar a tu equipo de SEO y les permitirá controlar su actividad de trabajo.

Soluciona problemas de SEO con una herramienta profesional

Una vez que hayas configurado tu tablero Kanban para optimizar tu SEO, puedes recurrir a una herramienta de SEO profesional para facilitar la priorización de tus tareas. Por ejemplo, la herramienta profesional de auditoría SEO de SE Ranking te ayudará a realizar una auditoría profunda de tu sitio web con un informe detallado.

El informe te notificará sobre los problemas detectados en cada URL del sitio web, junto con recomendaciones para solucionar esos problemas De esa manera, podrás crear, asignar y priorizar tareas en tu tablero con facilidad.

Paso 2: Define tus límites WIP

El límite de trabajo en progreso (WIP) está pensado para ayudarle a tu equipo a alcanzar objetivos que los lleven a la productividad y el éxito sin agotarse por una sobrecarga común.

No existen reglas para la configuración del WIP: puedes asignar tantas tareas como consideres necesario.

Sin embargo, puedes utilizar la fórmula para el cálculo WIP que se basa en el porcentaje de eficiencia total de la cantidad de miembros de tu equipo dividido por la cantidad de miembros de tu equipo.

Ya sea utilizando las fórmulas o confiando en conjeturas, establece la cantidad mínima y máxima de tareas por columna.

Por ejemplo, divide tu campaña de SEO en semanas y las semanas en segmentos (por ejemplo, auditoría SEO, investigación de palabras clave, análisis de la competencia, esquema de enlaces internos).

Asigna columnas a cada segmento y establece un límite WIP por columna que sea razonable para los recursos de tu equipo.

De esta manera, finalizarás la campaña en el tiempo planificado sin sacrificar la calidad de ningún segmento de la campaña.

Paso 3: Controla tu progreso

La filosofía Kanban gira en torno a la mejora: el tablero Kanban, donde se realiza un seguimiento de cada paso de tu trabajo, te permite controlar tu progreso y realizar mejoras.

No te olvides de cambiar los estados de tus tareas. Las actualizaciones periódicas de tu tablero Kanban te ayudarán a realizar un seguimiento de tu éxito, ver lo que se debe hacer y comprender qué tareas crean cuellos de botella en la productividad de tu equipo.

Proporcionar a tu tablero Kanban una actualización oportuna sobre el estado de cada tarea te ayudará a realizar un seguimiento de la eficiencia con la que tu equipo está lidiando con las etapas que más tiempo consumen de tu campaña de SEO (por ejemplo, la creación de contenido).

De esta manera, verás si es necesario cambiar el límite WIP o tal vez incluso ajustar todo el enfoque de la tarea.

Paso 4: Comunícate de manera eficaz

La ventaja de utilizar un tablero Kanban online es que puedes compartirlo y expandirlo. Le permite a tu equipo realizar un seguimiento de tu progreso y saber dónde se deben realizar mejoras, teniendo estadísticas sobre tus tareas y estados al alcance de la mano.

Para mantenerte en contacto con tu equipo de SEO sobre el proyecto, ya sea virtualmente o en tiempo real, puedes usar el tablero Kanban porque toda la información está allí. Si tu Kanban está en la nube, asegúrate de otorgar acceso a tu equipo y hacer que el tablero sea visible para todos.

En cada reunión diaria del equipo, un tablero Kanban se convertirá en una herramienta irreemplazable para que tu equipo:

• Se comunique y resuelva problemas de productividad;
• Elimine la sobrecarga de tareas;
• Comprenda las fortalezas y debilidades del equipo;
• Identifique los desafíos de tu negocio en la etapa actual.

Todos los subdesarrollos, cuellos de botella y avances se consolidan allí, lo que permite que cada miembro del equipo de SEO esté involucrado y conozca el estado actual del proyecto.

Últimas palabras

La metodología Kanban es una herramienta poderosa desarrollada por los verdaderos conocedores del trabajo efectivo: los japoneses. Para un especialista en SEO que tiene que dividir su atención entre varios proyectos, es una herramienta irreemplazable que mantiene todo en orden. Tu equipo tiene cada aspecto del flujo de trabajo al alcance de la mano y sabe cuál es su siguiente paso.

Para comenzar a usar Kanban sin demora, asegúrate de desarrollar un plan detallado para tu proyecto con una herramienta avanzada de auditoría SEO. Visualízalo en tu tablero Kanban, descríbelo bien para que tu equipo lo comprenda y distribuye los roles asignados.

Una vez que hayas aprendido los principios de Kanban, esto despejará el flujo de trabajo de tu equipo de SEO, haciendo que cada tarea sea más clara y viable.