Profesiones hay muchas ciertamente, pero uno de los más buscados es el perfil del personal administrativo, a pesar de la gran demanda, es posible que muchas personas aún desconozcan su verdadero significado, cuales son las aptitudes y habilidades de quienes desarrollan este perfil, qué tipo de estudios debe realizar o cuáles son sus oportunidades en el campo de trabajo
Es por ello que antes de entrar en el tema, lo más adecuado es definir en qué consiste; muchos especialistas en la materia han conceptualizado el término a lo largo del tiempo, pero básicamente todos confluyen, palabras más o palabras menos, en la misma idea.
El personal administrativo es el encargado de mantener en orden la documentación de un área de trabajo, gestionar tareas de apoyo, tanto a compañeros de trabajo, sus supervisores como el público en general, también suele ocuparse en la planeación, atención y asistencia en todo tipo de tareas o actividades relacionadas con la tramitación o la gestión administrativa.
El profesional administrativo puede trabajar en el sector privado o en gobierno, en una pequeña oficina, en una gran corporación multinacional o simplemente desde su casa de forma freelance o remota, ofreciendo servicios administrativo como asistentes virtuales.
Es más que evidente que en cualquier tipo de trabajo, se va a requerir un personal administrativo que facilite la gestión de trámites y preste su apoyo a todos quienes estén en su entorno, Se puede afirmar que es una pieza clave dentro de las organizaciones, una especie de engranaje que tan solo con hacer un buen trabajo, permite que el resto de la empresa pueda hacer su trabajo y entre todos consolidar las metas y los objetivos empresariales.
Aptitudes del Personal Administrativo
Para cumplir a cabalidad con el perfil del cargo de las posiciones administrativas, el aspirante debe cumplir con ciertas aptitudes, entre ellas:
- Atención al detalle
- Habilidad numérica
- Destreza verbal
- Capacidad de trabajar en equipo
- Facultad para trabajar en amientes hostiles y bajo presión
- Ser una persona metódica y ordenada
- Mantener control de los Horarios y los tiempos
- Gusto por ayudar a otras personas
- Proactividad
- Capacidad y destreza para realizar múltiples funciones de forma simultánea
Conocimientos para Ejercer Posiciones Administrativas
Algunos conocimientos básicos para trabajar en posiciones administrativas, al menos las más básicas y generales, son los siguientes:
- Gestión de documentos, secretariado, oficina, redacción de comunicaciones escritas, clasificación y organización de archivos, control de agendas
- Nóminas, facturación, contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de inventarios, control de asistencias, compras y adquisiciones de materiales
- Manejo de software: procesadores de palabras, hojas de cálculo, correos electrónicos, gestores de presentaciones, agendas electrónicas, físicas o virtuales
Competencia Profesional del Personal Administrativo
Algunas de las competencias que más buscan los empleadores en el personal administrativo son:
- Capacidad para apoyar y dar soporte a todas las áreas y miembros de la organización.
- Gestionar de forma rápida, eficaz y eficiente cada una de las gestiones o trámites que se le hayan asignado, sin dejar de entender que se requiere su máxima colaboración cuando sea necesario.
- Controlar la gestión y hacer seguimiento constante y permanente de todos los trámites y gestiones que tenga a su cargo.
- Ser transversal, además de ser también polivalente, esto quiere decir que debe adaptarse a trabajar en grandes o en pequeñas organizaciones, desempeñando cargos administrativos, pero de cualquier área.
- Tener gran orientación para trabajar con el público, tanto interno a la empresa, como externo a ella, es decir, tanto con sus compañeros de trabajo y supervisores, como con proveedores, clientes y público en general.
- Una competencia sumamente apreciada por todos los empleadores es el dominio avanzado o medio de un idioma extranjero, diferente a su lengua materna, así como el dominio de sistemas informáticos administrativos y contables, tales como sistemas ERP, y en los últimos años SAP.
- Pero una de las competencias que los expertos consideran más importantes son la discreción y el secreto de la confidencialidad, así como la flexibilidad, la tolerancia, el respeto, el trabajo en equipo y el poder de la negociación.
Carreras relacionadas con el Perfil Administrativo
Son muchas las carreras que se pueden estudiar para desempeñarse laboralmente en cargos administrativos, algunas de las más reconocidas son las carreras de titulación universitaria, licenciaturas, egresados de nivel técnico, egresados de un Master o MBA relacionadas con:
- Administración
- Contaduría
- Finanzas
- Derecho
- Economía
- Entre muchas otras relacionadas con el campo de trabajo y el área
Salidas al Campo de Trabajo
Una vez culminados sus estudios, una persona que desee asumir este reto de ocuparse en el área administrativa, suele emplearse en áreas como:
- Empresas privadas
- Oficinas de Gobierno
- Entidades bancarias y de seguros
- Hospitales y clínicas
- Centros de formación y estudios
- Comercios
- Empresas de televisión y centros de comunicaciones
Y esta lista es apenas una pequeña muestra de todo lo que puede hacer un personal de la administración dentro de la empresa u organización.
