El plan de contingencia de una empresa se refiere al conjunto de medidas que se relacionan con el sistema técnico, operativo y humano, que tiene la finalidad de darle continuidad al negocio o tener conocimiento de cómo se debe actuar al momento de una situación extraordinaria donde se presente una determinada situación de riesgo.
Este tipo de plan facilita detalladamente las medidas y acciones que se deben realizar, para que la empresa pueda lograr seguir operando ante cualquier crisis o emergencia que se presente a cauda de un terremoto, huracán, incendio o algún otro fenómeno natural. También pudiera tratarse de una crisis financiera o de alguna relación pública.
Sin importar cuál pueda ser la situación o el escenario que presente la empresa, esta debe estar preparada para saber cómo manejar cualquier tipo de incidente que se pueda presentar y genere un riesgo a la continuidad operativa de dicha empresa.
Estrategias para enfrentar las amenazas de un plan de contingencia
Cualquier situación que pueda interrumpir de forma inesperada el normal funcionamiento de una empresa, puede lograr perjudicarla.
De este modo, la empresa debe tener un plan de estrategias previamente investigado que se pueda poner en acción inmediatamente ante una determinada situación. Algunas de las amenazas que la empresa puede cubrir con las estrategias de los planes de contingencia son:
1. Manejo de crisis
Existe una amplia cantidad de crisis que pueden lograr afectar negativamente el bienestar de la empresa, como es el caso de los desastres naturales, los incendios dentro del almacén, posibles ataques terroristas, lesiones laborales o por clientes molestos.
En ese caso, los planes les dan el frente a estos casos, incluyendo un análisis que ayuda a identificar la vulnerabilidad y los desafíos potenciales.
2. Plan de continuidad
Este tipo de planes pueden cubrir diversas situaciones en las empresas, que incluyan el fallecimiento de alguno de los representantes del tren gerencial de la compañía, por causa de situaciones que conlleven al cierre del sistema operativo por un largo plazo, al presentarse una grave situación financiera o por algún evento inesperado que pueda dañar a la empresa.
En tal sentido, los planes de continuidad mayormente se tratan de pólizas de seguros que pueden cubrir la mayoría de los costos e incluso a su totalidad, para que la empresa no deje de funcionar.
3. Seguridad de los activos
La destrucción o el robo de la propiedad intelectual, al igual de los secretos de los programas informáticos, de los equipos o maquinarias claves o también de cualquier otro activo de gran valor necesario para la empresa, para que pueda llevar a cabo sus operaciones y para el mantenimiento de su posición en el mercado, se encuentran cubiertos por planes de seguridad.
Del mismo modo, se puede incluir la seguridad de la red informática interna de la compañía, al igual que sus archivos confidenciales. Este plan puede bloquear la contingencia negativa que pueda presentarse incluyendo las estrategias legales que disminuyen cualquier situación o daño.
4. Mala administración
El robo, la mala gestión, el fraude, los errores operativos o cualquier tipo de escándalo personal son las posibles crisis que necesitan estrategias específicas de relaciones públicas y de diferentes tipos de seguros. Manejar estas crisis, requiere de una atención cuidadosa en relación con las consideraciones jurídicas y a la responsabilidad de los accionistas.
Si esto no se llegara a manejar rápidamente y de forma eficiente, se puede dañar la confianza y la imagen eficiente de la empresa, además de su capacidad profesional para ejecutar los negocios.
5. Reorganización
Cuando ya ha pasado la peor parte, el plan de contingencia puede lograr indicar la forma de restablecer normalmente las operaciones de la empresa y reorganizar los límites de las posibles contingencias que se puedan presentar en el futuro.
Para que la empresa enfrente nuevos retos, la reorganización es fundamental si esta se ocupa de los acontecimientos negativos o ante la expansión inmediata de la producción de una orden de compra inesperada.
Beneficios de un plan de contingencia
Este tipo de plan tiene múltiples ventajas como las siguientes:
- Diseña estrategias que facilitan la optimización de los recursos humanos o materiales en caso de alguna situación de crisis.
- Permite el mantenimiento del nivel de servicio de la compañía luego de una crisis a través de modalidades que establezcan períodos de recuperación, motivos del incidente y un análisis de resultados.
- Cuando la herramienta gerencial de la empresa se utiliza de forma adecuada, permite el buen funcionamiento en caso de situaciones de crisis.
- La aplicación de estos planes aumenta su buena reputación, evita la pérdida de información y disminuye el impacto financiero.
Cada empresa establece las medidas que necesita para garantizar su continuidad en casos de algún tipo de desastre y la reducción de gastos tecnológicos. Un buen plan de contingencia puede disminuir cualquier evento no deseado que pueda poner en peligro la estabilidad de la compañía.
