El circulo de Deming, también conocido como ciclo de Deming, fue creado en la década de los años 1950 por W. Edwards Deming, como un proceso fácil a seguir en la resolución de problemas.
Deming fue pionero de la calidad total, por ello los japoneses le confiaron la asesoría en la reconstrucción económica del país. En este sentido su propósito fue implementar el PDCA como proceso de mejora continua, ayudando a reconstruir las industrias japonesas, logrando que a futuro fuesen competitivas en el mercado mundial.
Hoy día, las organizaciones están inmersas en un entorno bastante competitivo y de constantes cambios, es por ello que el control de calidad y la mejora de los procesos, se han convertido en factores indispensables para la supervivencia de las empresas. Las mismas necesitan mejor gestión de sus recursos y actividades con el fin de la consecución resultados eficientes y eficaces.
¿Qué es el circulo Deming?
Conocido con las siglas PDCA del inglés Plan, Do, Check, Act, provenientes de las palabras Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Consiste en un ciclo de mejora continua, basado en un método que describe uno a uno los cuatro pasos a seguir sistemáticamente para lograr dicha mejora continua, entendiendo como tal, al mejoramiento progresivo de la calidad.
En palabras simples, es el método más usado para instaurar un sistema de mejora continua, con el objetivo de la autoevaluación, destacando las fortalezas que se debe tratar de mantener y las debilidades como áreas de mejora sobre las cuales se debe actuar.
El ciclo está compuesto por cuatro etapas cíclicas, de forma tal que, al concluir la etapa final, se debe volver a la primera etapa y repetir nuevamente el ciclo, reevaluando periódicamente las actividades e incorporando las mejoras necesarias.
¿Qué beneficios proporciona el ciclo Deming?
La mejora continua de los procesos proporciona múltiples beneficios entre ellos destacan los siguientes:
- Disminución de tiempos en los procesos y aumento de la productividad.
- Disminución y prevención de errores.
- Optimización del uso de los recursos de la empresa, bien sean materiales, humano, dinero, etc., aumentando así la eficiencia.
Ventajas del ciclo Deming
- Posee un carácter repetitivo, el cual permite una atención continua que facilita la mejora de la calidad.
- Genera un sentimiento de unificación que influye positivamente a la organización en general.
- Su uso y aplicabilidad es ilimitada, se ajusta a cualquier situación u objetivo, gracias a que esta metodología está dividida en cuatro pasos delimitados.
- Se puede utilizar en la resolución de problemas ligados al liderazgo empresarial y también problemas relacionados a los procesos de producción, que correspondan al departamento de producción y departamento de control de calidad.
- Permite a las empresas hacer pruebas de los cambios a implementar, para evitar gastos innecesarios, errores en las modificaciones o métodos que pudieran no funcionar o requerir algún ajuste diferente.
- Luego de verificar y analizar el éxito de un método nuevo para el proceso, la empresa tiene la oportunidad de ensanchar su utilización en otros departamentos, con la seguridad de que proveerá los beneficios esperados.
Desventajas del ciclo Deming
- Su funcionamiento tiende a ser mejor, cuando existen las condiciones perfectas, no dando cabida a variables que pudieran surgir en pleno desarrollo del proyecto.
- No se recomienda como enfoque para enfrentar emergencias, ya que el avance es lento, debido su desarrollo en cuatro pasos. El círculo Deming es muy metódico, por lo que otros planes operativos más simples pueden resultar mejor en eventos que requieren de una acción correctiva inmediata o rápida.
- Suele ocurrir que los proyectos permanezcan mucho tiempo en las 2 primeras etapas, analizando la situación, este exceso de análisis puede matar un proyecto, el ciclo permite la planificación cuidadosa, entonces el trabajo real se produce en la etapa de acción final.
- Frecuentemente al final el resultado queda relegado al proceso. En una empresa los procesos son muy importantes, pero el beneficio tangible se obtiene con los resultados.
Etapas que forman el Ciclo Deming
Planificar
En esta fase se trabaja en la identificación del problema o actividades susceptibles de mejora, se establecen los objetivos a alcanzar, se fijan los indicadores de control y se definen los métodos o herramientas para conseguir los objetivos establecidos.
Una forma de identificar estas mejoras puede ser realizando grupos de trabajo o bien buscar nuevas tecnologías o herramientas que puedan aplicarse a los procesos actuales. Para detectar tecnologías o herramientas a veces es conveniente fijarse en otros sectores, esto aporta una visión diferente, pero muchas de las soluciones pueden aplicarse a más de un sector.
Hacer
Llega el momento de llevar a cabo el plan de acción, mediante la correcta realización de las tareas planificadas, la aplicación controlada del plan y la verificación y obtención del feedback necesario para el posterior análisis.
En numerosas ocasiones conviene realizar una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala. La selección del piloto debe realizarse teniendo en cuenta que sea suficientemente representativo, pero sin que suponga un riesgo excesivo para la organización.
Verificar
Una vez implantada la mejora se comprueban los logros obtenidos en relación a las metas u objetivos que se marcaron en la primera fase del ciclo mediante herramientas de control (Diagrama de Pareto, Check lists, KPIs, etc.)
Para evitar subjetividades, es conveniente definir previamente cuáles van a ser las herramientas de control y los criterios para decidir si la prueba ha funcionado o no.
Actuar
Por último, tras comparar el resultado obtenido con el objetivo marcado inicialmente, es el momento de realizar acciones correctivas y preventivas que permitan mejorar los puntos o áreas de mejora, así como extender y aprovechar los aprendizajes y experiencias adquiridas a otros casos, y estandarizar y consolidar metodologías efectivas.
En el caso de que se haya realizado una prueba piloto, si los resultados son satisfactorios, se implantará la mejora de forma definitiva, y si no lo son habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados sin desecharla.
Una vez finalizado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para estudiar nuevas mejoras a implantar.
