¿Qué es un Cuadro de Cuentas?

Todas las compañías están obligadas a seguir un criterio semejante para contabilizar, para ello coexisten las leyes mercantiles que han de establecer las normas para la contabilidad y un plan general contable, donde se precisan todas las cuentas y su funcionamiento.

El cuadro de cuentas es una herramienta usada para llevar la contabilidad de una empresa, este cuadro es detallado en el plan de Contabilidad y en el mismo la administración de la empresa disgrega y detalla las cuentas para poder llevar un seguimiento y control apropiado de sus operaciones.

¿Qué es el cuadro de cuentas?

Es un listado de grupos y subgrupos que denominan diversos elementos, es decir un listado de cuentas y subcuentas codificadas, con un título que enuncia su contenido.

Cuadro de Cuentas

Estructura del cuadro de cuentas

A fin de lograr la flexibilidad en la regulación contable, se establecen:

  • La no obligatoriedad de la numeración y denominación de las cuentas.
  • Creación de vacíos a propósito, para que cada empresa los cubra de ser necesario con la definición de nuevas cuentas.

El cuadro de cuentas extiende el contenido cubriendo nuevas operaciones, adicionalmente, la empresa debe desagregar las cuentas a un nivel de dígitos adecuado, el cual posibilite el control de sus operaciones, de igual manera permita cumplir con las exigencias de información anual de las cuentas.

En este sentido el dicho cuadro se estructura en 9 grupos que siguen una codificación decimal. A cada grupo corresponde un dígito, a la vez estos se dividen en subgrupos, a los que se les asignan dos dígitos, el primer digito corresponde al digito del grupo y el segundo es un digito propio del subgrupo.

Cada subgrupo tiene identidad propia, de igual manera se relaciona con los otros subgrupos del mismo grupo. Dentro de estos subgrupos, se incluyen otras cuentas codificadas que tienen asignados 3 dígitos, y a su vez estas sujetan otras de cuatro dígitos o más.

Ejemplo:

  • Un dígito: Grupo 4 – Acreedores (deudores por operaciones comerciales)
  • Dos dígitos: Subgrupo 47 – Administraciones públicas
  • Tres dígitos: Cuenta 475 – Hacienda Pública (acreedora de conceptos fiscales)
  • Cuatro dígitos: Subcuenta 4750 – Hacienda Pública (acreedora por el IVA)

Hay que destacar que los 5 primeros van a contener las cuentas de balance, mientras que los grupos 6 y 7 son aquellas que corresponderán a los gastos e ingresos abonados al cierre del ejercicio respectivamente, por último, los grupos 8 y 9 incluyen los ingresos y gastos imputados al patrimonio neto.

Elementos del cuadro de cuentas

El cuadro de cuentas se ubica en la cuarta parte o sección del plan general de contabilidad de la empresa. Los grupos, los subgrupos, cuentas y subcuentas se definen en el plan administrativo, además se establece la relación que existirá entre las diferentes partidas que integran la cuenta de ganancias y pérdidas, el balance y las principales mociones de cargo y abono en las mismas.

A continuación, una breve descripción del contenido de cada grupo:

  • Grupo 1: La financiación básica, aglomera todos los recursos propios y los de financiación a largo plazo, dirigidos a financiar los activos fijos y una porción del circulante.
  • Grupo 2: Los activos no corrientes, es decir los inmovilizados, abarca todos los elementos propuestos para servir a la actividad de la sociedad.
  • Grupo 3: Las existencias, incluye la materia prima, las mercaderías y los productos en proceso, los terminados, subproductos, los residuos y otros aprovisionamientos.
  • Grupo 4: Los acreedores o deudores por procedimientos comerciales, incluye los derechos de cobro y la gran mayoría de obligaciones de pago.
  • Grupo 5: Las cuentas financieras, Incluye las deudas y créditos por procedimientos ajenos al comercio de la empresa de un vencimiento inferior a un año.
  • Grupo 6: las compras y los gastos, este grupo incluye todas aquellas compras y gastos relacionados a la operatividad, los financieros y los gastos extraordinarios.
  • Grupo 7: las ventas e los ingresos, este grupo incluye las ventas de todos los productos y la prestación de servicios, además algunos ingresos financieros y extraordinarios.
  • Grupo 8: Circunscribe los gastos atribuidos al patrimonio neto.
  • Grupo 9: Circunscribe todos los ingresos atribuidos al patrimonio neto.

Estos dos últimos grupos acogen los beneficios y pérdidas por la valoración o devaluación de los activos y pasivos, también las diferencias oriundas de la conversión monetaria, entre la moneda funcional y por otros conceptos como subvenciones, efecto impositivo, donaciones, efecto, etc., que provoquen el incremento o la disminución del patrimonio neto.

Para que la disposición de los diversos elementos en el balance resulte sencilla, es conveniente tener presente algunos aspectos, como por ejemplo: la naturaleza y significado de los elementos, el vencimiento de la liquidez para el activo o la exigibilidad para el pasivo.

Importancia del cuadro de cuentas

La importancia de dicho cuadro radica en la misma información que este contiene, pues en este listado aparecen todos los elementos necesarios e indispensables para llevar la contabilidad de las diferentes operaciones que lleva a cualquier compañía.

Incluyendo dentro de estos elementos a los pasivos, los activos, el patrimonio neto y además los ingresos y gastos en los que incurre la empresa en su actividad operativa.

En tal sentido el listado contenido en el libro de cuentas permite la simplificación al momento de llevar la contabilidad.

Vale la pena destacar que es una de las 5 partes que integran el plan general de contabilidad, las otras partes son: normas de registro y de valoración, marco conceptual, cuentas anuales y definiciones y relaciones contables.

Por otro lado, se debe saber que el uso de este cuadro de cuentas para las empresas, no es de carácter. Muchas empresas desarrollan un cuadro con características propias, ya que consideran que el cuadro planteado por el PGC puede resultar insuficientemente claro y específico, otra razón para elegir el uso de cuadros de cuenta alternativos es la comodidad y la confidencialidad en su uso.

No obstante, este cuadro ha resultado ser una guía útil para empresas pequeñas a la hora de llevar su contabilidad. También existe un cuadro de cuentas de PYMES, el cual es más simple que el general y está dirigido en especial para las medianas y pequeñas empresas.

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