Las métricas KPI, que son las siglas de Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Desempeño, son medidas cuantitativas que las empresas utilizan para evaluar la efectividad y el rendimiento de sus operaciones, en este caso, la selección y contratación de personal.

Pues, el proceso de selección y contratación es un punto de partida clave para las relaciones laborales entre empleados y empleadores, por ende, la aplicación de indicadores son una herramienta de gran utilidad que permite a los reclutadores de talento, medir y analizar la efectividad de sus estrategias de selección y contratación.

Pues sus estrategias tienen un gran impacto en el desempeño laboral y por supuesto, en la productividad de la empresa.

Veamos cuales son las más comunes y cómo aplicarlas.

6 KPI claves para la evaluación de estrategias de selección y contratación

Las estrategias de selección y contratación son esenciales para el éxito de cualquier organización, algunas de los indicadores KPI que se pueden usar para evaluar la efectividad de estas estrategias, son:

Indicador KPI de tiempo de contratación

El KPI del tiempo de contratación se utiliza para evaluar la eficiencia y la velocidad del proceso de contratación; esta es una medida del tiempo que transcurre desde que se identifica una necesidad de contratación (por ejemplo, un puesto vacante) hasta que un candidato acepta la oferta de trabajo.

Pasos para aplicar este KPI:

1. Define el periodo de medición: El tiempo de contratación puede medirse desde el momento en que se publica un anuncio de trabajo hasta que un candidato acepta una oferta, o bien, puede medirse desde el momento en que se identifica una vacante hasta que un nuevo empleado comienza a trabajar.
2. Recopila los datos: Registrar la fecha en que se identifica una vacante y la fecha en que un candidato acepta una oferta, es importante hacerlo en cada contratación.
3. Calcula el tiempo para contratación: Para cada contratación, se calcula la cantidad de días entre la fecha de identificación de la vacante y la aceptación de la oferta por parte del candidato, luego, se realiza un promedio para todas las contrataciones.
4. Monitoriza el KPI a lo largo del tiempo: Se anota estos datos y se calcula el tiempo para contratación en forma regular (por ejemplo, mensual o trimestral), se debe observar cómo cambia el KPI a lo largo del tiempo y si hay alguna tendencia notable.
5. Utiliza el KPI para mejorar el proceso de contratación: Si el tiempo para contratación es más largo de lo conveniente, se debe investigar las causas posibles. Por ejemplo, podría ser que el proceso de entrevista sea muy largo, que la decisión de contratación tome demasiado tiempo, o que los candidatos estén tardando mucho en responder a las ofertas de trabajo. Esta información puede usarse para mejorar el proceso de contratación y acortar el tiempo para contratación.

Indicador KPI de satisfacción del candidato

La satisfacción del candidato es un indicador clave de rendimiento KPI que mide qué tan satisfechos están los candidatos con el proceso de reclutamiento y selección; un alto nivel de satisfacción del candidato puede mejorar la marca de empleador de tu organización y aumentar la tasa de aceptación de ofertas.

Pasos para aplicar este KPI:

1. Encuestas de satisfacción del candidato: La forma más común de medir la satisfacción del candidato es a través de encuestas de satisfacción; estas encuestas pueden realizarse después de cada etapa del proceso de reclutamiento (por ejemplo, después de la entrevista inicial, después de la entrevista final, después de la oferta de trabajo, etc.). Las encuestas deben centrarse en aspectos como la claridad de la descripción del trabajo, la rapidez del proceso, la cortesía del reclutador, la efectividad de la comunicación, entre otros.
2. Calcular el puntaje promedio de satisfacción: Por cada encuesta de satisfacción que un candidato completa, se calcula el puntaje promedio de satisfacción. Esto dará una idea de cuán satisfecho está el candidato con cada etapa del proceso de reclutamiento.
3. Calcular la tasa de respuesta de la encuesta: Se divide el número de encuestas completadas por el número de encuestas enviadas y multiplica por 100 para obtener la tasa de respuesta de la encuesta en porcentaje. Una tasa de respuesta alta puede ser una señal de que los candidatos están comprometidos con el proceso de reclutamiento.
4. Analiza los comentarios abiertos: Muchas encuestas de satisfacción del candidato incluyen una sección de comentarios abiertos donde los candidatos pueden proporcionar más detalles sobre su experiencia. Es importante analizar estos comentarios para obtener insights más profundos sobre qué está funcionando bien y qué podría mejorar.
5. Usar los resultados para hacer mejoras: Usar los resultados de las encuestas para identificar áreas de mejora en el proceso de reclutamiento. Por ejemplo, si los candidatos reportan consistentemente que el proceso de reclutamiento es demasiado lento, podrías buscar formas de acelerar el proceso.

Indicador KPI de costo de contratación

El KPI del costo de contratación es una medida de cuánto cuesta a la empresa, en promedio, contratar a un nuevo empleado; este costo puede incluir varios elementos, como los costos de publicidad, las horas de trabajo del personal de contratación, los costos de las pruebas de los candidatos, y más. Aquí te presento cómo puedes aplicar este KPI:

1. Definir los costos incluidos: El primer paso es definir qué costos se incluirán en el KPI; esto puede incluir costos directos como las tarifas de las agencias de contratación, los costos de publicidad, las tarifas de las pruebas de los candidatos, y los costos de las verificaciones de antecedentes. También puede incluir costos indirectos como el tiempo que el personal de contratación pasa revisando currículums, entrevistando a candidatos, y haciendo ofertas.
2. Recopilar los datos: Una vez que se haya definido qué costos incluir, se deben recopilar estos datos; esto puede implicar la recopilación de facturas, la estimación del tiempo que se pasa en diversas tareas de contratación, y la recopilación de otros datos relevantes.
3. Calcular el costo de contratación: Se suma todos los costos que se hayan identificado para cada contratación, y luego se divide esa suma por el número total de contrataciones para obtener el costo promedio de contratación.
4. Monitorear el KPI a lo largo del tiempo: Se debe mantener un registro de este KPI y monitorea cómo cambia con el tiempo; si los costos de contratación están aumentando, es posible que se necesite revisar el proceso de contratación y buscar maneras de hacerlo más eficiente.
5. Utilizar el KPI para mejorar el proceso de contratación: Usar la información que se recopilado para buscar formas de reducir los costos de contratación sin comprometer la calidad de los candidatos que estás contratando. Esto puede implicar negociar mejores tarifas con las agencias de contratación, mejorar la marca del empleador para reducir los costos de publicidad, o hacer que el proceso de contratación sea más eficiente.

Indicador KPI de diversidad de contratación

La diversidad de contratación es un indicador KPI que mide qué tan bien está la empresa en términos de contratar a personas de diferentes antecedentes o características.

Pasos para aplicar este KPI:

1. Definir qué aspectos de la diversidad son más importantes para la organización: Esto puede incluir género, edad, etnia, origen nacional, orientación sexual, discapacidad, entre otros.
2. Recoger los datos: Durante el proceso de contratación, se debe recopilar los datos necesarios para medir la diversidad, es importante hacerlo de manera legal y ética, respetando las leyes de privacidad y antidiscriminación.
3. Calcular los ratios de diversidad: Estos ratios pueden calcularse como el número de empleados en un grupo demográfico dividido por el número total de empleados. Por ejemplo, si la empresa tiene 50 empleados y 20 son mujeres, entonces su ratio de diversidad de género es 20/50 o 40%.
4. Comparar con los ratios de diversidad ideales o con los promedios de la industria: Esto puede ayudar a entender si la empresa está cumpliendo con sus objetivos de diversidad.
5. Monitorear el cambio a lo largo del tiempo: La diversidad de contratación no es un KPI que se deba medir solo una vez, se debe monitorear a lo largo del tiempo para ver si se está haciendo progresos hacia el logro de los objetivos de diversidad.

Es importante tener en cuenta que al igual que es importante la diversidad, también lo es la inclusión; no es suficiente solo contratar a personas de diferentes características; también debes asegurarte de que todos los empleados se sientan valorados, respetados y capaces de alcanzar su máximo potencial.

Indicador KPI de rotación de empleados

La tasa de rotación de empleados, es un KPI muy útil para medir cuántos empleados dejan la organización en un periodo de tiempo determinado; esta métrica es esencial para comprender la eficacia de la retención de empleados y los esfuerzos de contratación de la organización.

Pasos de cómo se puede aplicar este KPI:

1. Definir el periodo de tiempo: La tasa de rotación de empleados normalmente se mide en base anual, pero también puede medirse trimestral o mensualmente.
2. Recopilar los datos: Es necesario conocer el número total de empleados al inicio del periodo de tiempo, el número de empleados al final del periodo y el número de empleados que dejaron la organización durante ese periodo.
3. Calcula la tasa de rotación de empleados: La fórmula básica para calcular la tasa de rotación de empleados es: (Número de empleados que dejaron la organización durante el periodo / Promedio de empleados durante el periodo) * 100. El promedio de empleados puede ser calculado sumando el número de empleados al inicio del periodo y el número al final, y luego dividiendo por dos.
4. Monitorear el KPI a lo largo del tiempo: Mantener un registro de este KPI y monitorea cómo cambia con el tiempo; un aumento en la tasa de rotación de empleados puede indicar problemas con la retención de empleados o con las estrategias de contratación.
5. Utiliza el KPI para mejorar la retención de empleados: Si la tasa de rotación de empleados es alta, investiga posibles causas; esto puede implicar encuestas de salida para empleados que se van, entrevistas con empleados actuales, o la revisión de otros factores como la compensación, las condiciones de trabajo, el equilibrio entre trabajo y vida personal, etc.

Indicador KPI de aceptación de oferta

El indicador de aceptación de ofertas, es un KPI que mide la efectividad de una empresa para convencer a los candidatos a aceptar las ofertas de trabajo. Este KPI puede ser útil para entender cuán atractivas son las ofertas de trabajo de la empresa y cuán eficaces son sus tácticas de negociación.

Pasos para aplicar este KPI:

1. Recopilar los datos: Se necesita saber cuántas ofertas de trabajo se han hecho durante un determinado período de tiempo y cuántas de estas ofertas han sido aceptadas.
2. Calcular el indicador de aceptación de ofertas: La fórmula básica para calcular el indicador de aceptación de ofertas es: (Número de ofertas aceptadas / Número total de ofertas hechas) * 100. Esto dará un porcentaje que puedes usarse para comparar con otros períodos de tiempo o con otras empresas.
3. Monitorear el KPI a lo largo del tiempo: Registrar este KPI y monitorear cómo cambia con el tiempo, si el indicador de aceptación de ofertas está disminuyendo, puede ser una señal de que las ofertas de trabajo no son competitivas o que el proceso de negociación no es eficaz.
4. Utilizar el KPI para mejorar las ofertas de trabajo y las tácticas de negociación: Si el indicador de aceptación de ofertas es más bajo de lo que gustaría, se debe investigar posibles causas. Esto puede implicar la revisión de las compensaciones ofrecidas, los beneficios, la cultura de la empresa, las tácticas de negociación y otros factores que pueden influir en la decisión de un candidato de aceptar una oferta.