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¿Por qué deberías hacer un mapeo de procesos de negocios en tu empresa?

Si todavía no hiciste un mapeo de procesos de negocios en tu empresa, llegas tarde, pero no te preocupes, que en este artículo te vamos a contar cómo hacerlo para que tu rendimiento y productividad crezcan de manera sustancial.

Esta técnica es un proceso visual que se utiliza para organizar el flujo de trabajo de un equipo o empresa desde el inicio hasta el final. Hacer diagramas sobre mapeos de procesos es un método más que contrastado a la hora de asegurar la consistencia en un negocio. No importa si es una startup o una empresa más consolidada, esta herramienta elimina los retrasos y la ineficacia en tus procesos empresariales.

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Si no sabes cómo comenzar con el mapeo de procesos, no te preocupes, que para eso tienes este artículo.

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¿Qué es un mapeo de procesos de negocios?

Partamos de lo más básico, que es la definición. Es un flujo de trabajo que describe todos los detalles de un proceso de forma visual, guiando a todos los participantes en todas las tareas que se tienen que llevar a cabo durante el proceso. Esto ayuda a mejorar la eficiencia en las funciones y, en consecuencia, a mejorar los procesos.

Entre las ventajas del mapeo del procesos de negocios podemos destacar:

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  • Mejora la productividad: Al tenerlo todo escrito sabiendo quién se encarga de qué, no solo ayuda a que cada persona involucrada tenga más claro su rol, sino que eso ayuda a que la productividad sea mucho mejor a tenerlo todo bien definido.
  • Hace que los procesos sean más transparentes: En una sociedad en la que trabajar desde casa cada vez es más habitual, un diagrama de procesos ayuda a coordinar las tareas para que todo el mundo esté en la misma página y se sepa en lo que se está trabajando.
  • Resuelve problemas: Si tienes todo bien planeado, no tienen por qué surgir problemas de ningún tipo, es más, en el proceso de creación del proceso de negocio pueden surgir antes de que ocurran, por lo que se puede encontrar una solución para que el problema no llegue a aparecer.
  • Facilita la colaboración: Cuando todo el proceso se mapea con el equipo al completo y todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, la colaboración pasa al siguiente nivel.

¿Cómo se hace un mapeo de procesos de negocios?

Define las tareas más importantes – En el primer paso lo más importante es definir las tareas primarias para ver en lo que te vas a basar para conseguir las metas del proyecto. Esto puede incluir la información, los recursos, los empleados y todos los factores necesarios que en algún punto del proyecto van a formar parte del mismo.

Invita a la gente adecuada – Parece algo básico, pero nada más que debes invitar a la gente que realmente va a estar involucrada en el proyecto. No sería la primera vez que alguien está presente pero luego no va a hacer nada y eso es algo que hay que evitar a toda costa porque el tiempo es oro. Además invitar a la gente que va a participar te va a ayudar a definir mucho mejor el siguiente paso, porque para ello son los profesionales.

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Visualiza las tareas y su ejecución – Crea una secuencia de cada actividad que forma parte del proceso total. Asigna a los trabajadores pertinentes que se encarguen de cada una de las tareas y que sean ellos los que te ayuden a definir su ejecución.

Define el principio y el fin – Una vez tengas todas las tareas bien definidas, lo siguiente es fijar una fecha de inicio y un deadline para cada una de forma independiente para luego hacer cálculos para definir las fechas del proyecto total. En este paso también hay que definir el orden de las tareas según su prioridad en el global.

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Revisa el diagrama – Una vez tengas todo plasmado en el diagrama, descansa un día y revísalo al día siguiente para ver que todo está correcto. Aquí puedes volver a pedir la ayuda de las personas involucradas en el proyecto. Es importante dejar pasar unas horas para descansar y poder verlo todo claro.

Mejóralo – Este paso no tiene que hacerse nada más acabar de planear el proceso, sino que se tiene que hacer a modo retrospectiva una vez se haya acabado con el proyecto en sí. Hay que preguntarse cosas como ¿qué fue bien? ¿Qué se puede mejorar? Y así intentar que la siguiente vez sea mucho mejor.

4 consejos para crear el mapeo de procesos de negocios perfecto

 

  1. No lo cargues de información: Esto tiene que ser algo visual que no sea aburrido. No lo sobrecargues con información que puede ser explicada. Simplemente escribe los puntos importantes de tal forma que sean fáciles de interpretar.
  2. Pide ayuda a tu equipo: Puede que tu seas el manager, pero tener el input de la gente que va a trabajar en el proyecto puede ayudarte para planificar resultados realistas. Además tu equipo se sentirá orgulloso de formar parte del proceso y eso es algo que siempre ayuda.
  3. Crea más diagramas: Si crees que sí que es interesante poner más información, ayúdate de otros diagramas para que el equipo no se pierda y, sobre todo, para que no haya un conflicto laboral.
  4. Usa software online: Crear este tipo de diagramas de forma online no solo es mucho más fácil, rápido e intuitivo, sino que su modificación es más sencilla y pueden ser consultados con tan solo un click.

Ahora ya sabes hacer un mapeo de procesos. Lleva la teoría a la práctica para darle ese impulso que tu negocio necesita para alcanzar el éxito.

Matias Riquelme
Matias Riquelme
Ingeniero Civil Industrial con experiencia en empresas multinacionales. Me gusta la redacción de artículos de liderazgo, administración de empresas y estrategia.
Web y Empresas (Sep 26, 2022) ¿Por qué deberías hacer un mapeo de procesos de negocios en tu empresa?. Retrieved from https://www.webyempresas.com/por-que-deberias-hacer-un-mapeo-de-procesos-de-negocios-en-tu-empresa/.
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