Proceso Comunicativo (Definición, tipos, formas, barreras y acciones)

El proceso comunicativo involucra las interrelaciones de las personas que intercambian y comparten una determinada información entre sí, por medio de la construcción, emisión y recepción de diferentes mensajes conformados por elementos que transcurren un proceso de fuente, mensaje, canal, recepción, efecto y retroalimentación.

Una vez descubierto esto, es fundamental saber sus dimensiones de proyección. La comunicación empresarial no se produce únicamente de forma interna, también se produce con el entorno, lo que significa que la comunicación puede ser tanto interna a través de los participantes laborales, como externa que va desde la empresa hacia el medio exterior.

A nivel operativo, existen diferencias entre los sistemas comunicativos, los cuales son establecidos interna y externamente, sin embargo, no se debe ignorar que realmente no existe una diferencia entre ellas y que lo que piense el público de la empresa se condicione por medio de la opinión de sus trabajadores, ya que estos son sus principales transmisores.

PROCESO COMUNICATIVO

Motivos de transcendencia del proceso de comunicación laboral

Dentro de estos motivos se encuentran los siguientes:

1.       Adaptación a los cambios

Una eficiente comunicación entre los empleados, facilita a la empresa adquirir el conocimiento de las tendencias del sector, las diversas necesidades de los clientes y las necesidades de los trabajadores con la finalidad de que la empresa crezca favorablemente, lo que agiliza la adaptación a los cambios.

2.       Toma de decisiones

Una adecuada fluidez de comunicación laboral, agiliza la toma de decisiones, a diferencia de las rígidas estructuras empresariales y la mala comunicación que necesita de diversos contactos para poder decidir y que, en ocasiones, el tiempo no es suficiente.

3.       Motivación

Para que la empresa mantenga al equipo laboral informado de sus avances, al igual que las decisiones que se van tomando en el transcurso del tiempo que se debe recorrer, permite que el personal se mantenga motivado. También comunicar tanto los éxitos como los fracasos y sus posibles soluciones, le da valor y transparencia al mantenimiento del equipo laboral.

4.       Compromiso

Es favorable participar todas las acciones de la empresa a los trabajadores, esto les hará sentirse comprometidos por la misma y animados a trabajar con fuerza y energía para sacar adelante los proyectos programados. En caso contrario, si no hay comunicación, estos podrían sentirse sólo como máquinas necesarias y fuera de la participación de los proyectos.

5.       Favorece la imagen de la empresa

Una adecuada comunicación empresarial, le facilita a la empresa darle una mejor imagen a sus clientes potenciales y a los proveedores proporcionando información sobre la evolución de la empresa, con qué equipo está conformada y sus iniciativas sociales, entre otras cosas.

Tipos del proceso de comunicación empresarial

Cuando se habla de tipos de comunicación empresarial, se necesita diferenciar tanto la comunicación interna como la externa, ya que sus objetivos son distintos y se trata de manera diferente.

Comunicación interna de la empresa

Se encuentra dirigida a todo el equipo de trabajadores, es un tipo de comunicación que permite una fluidez adecuada entre todos los que participan en la empresa para lograr transmitir las funciones y la información necesaria para que la labor sea mucho más ágil, al igual que la toma de decisiones.

Comunicación externa de la empresa

Se refiere a la comunicación que está destinada a los dirigentes de la empresa y a todos aquellos que conforman al público en general, accionistas, proveedores, periodistas y a la administración pública. En otras palabras, es la que se destina a las personas que no forman parte de manera directa de la empresa.

Formas del proceso de comunicación empresarial

La comunicación formal e informal en las empresas puede llegar a generar una gran variedad de dudas, sin embargo, hay una manera práctica y sencilla de lograr entenderlo, como se explicará a continuación:

Comunicación formal

Se refiere al seguimiento de las normas que se encuentran predefinidas por parte de la empresa, de la misma forma que los vínculos por donde se debe direccionar toda la información. Cada empleado debe acatar y usar las normas y los canales de toda la información que solicita la empresa.

Comunicación informal

La informalidad, por el contrario, se genera de manera espontánea a través de los mismos empleados, los cuales no están en la obligación de transcurrir por las vías de comunicación que reglamenta e impone la empresa. En tal sentido, los empleados tienen completa libertad de aligerar los trámites y adquirir toda la información extra que necesiten.

Barreras del proceso de comunicación empresarial

A nivel laboral es bastante compleja la comunicación, ya que existe una gran variedad de factores que se relacionan tanto en lo personal como en lo empresarial, por lo tanto, es muy importante tener conocimiento de las principales barreras que pueden existir en la comunicación empresarial. Estas son las siguientes:

Barreras principales de la comunicación personal

  • Creer que lo que se esté comunicando, sea lo suficientemente claro tanto para los receptores como para los emisores.
  • Pensar que la mayoría de las personas le dan el mismo significado a las mismas palabras.
  • Tener conocimiento de que la única forma de adquirir cualquier situación, es la misma para todos en general.
  • Tener la convicción de que se tiene la verdad y que los equivocados son los demás.
  • Pensar que existe una sola forma adecuada de realizar las cosas.

Barreras principales de la comunicación empresarial

  • Los diferentes niveles jerárquicos que comprende la empresa.
  • Aumentar la especialización por áreas y disminuir la visión en general.
  • Darle prioridad al poder, al estatus y a la autoridad interna de la empresa.

Acciones que mejoran el proceso de comunicación empresarial

Para que sea más efectiva la comunicación interna y externa de la empresa, debe ser de la siguiente forma:

  • Abierta: De esta forma, se tiene como objetivo realizar una comunicación con el exterior, refiriéndose con el medio más utilizado por la empresa con el fin de enviar mensajes al público interior y exterior.
  • Flexible: Garantiza una favorable comunicación, bien sea formal e informal.
  • Instrumentada: Utiliza dispositivos, herramientas y soportes, ya que en la actualidad la mayoría de las empresas funcionan inadecuadamente, esto se debe a que no llegan las informaciones en el tiempo y de manera adecuada, además de no usar las estructuras que se necesitan para que la comunicación sea eficiente.
  • Evolutiva: Le da valor a la comunicación imprevista que se realiza en la empresa internamente.
  • Multidireccional: Se refiere a la comunicación que se realiza de arriba a abajo y viceversa, de forma interna, externa y transversal, entre otras.

Esperamos que con este post hayas podido entender a fondo la importancia del proceso comunicativo en una empresa. Si quieres leer más contenido similar, visita nuestra página web.

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