El proceso de contratación es aquella serie de interacciones entre la empresa y los postulantes a ocupar un puesto de trabajo, hasta llegar a la ejecución del contrato.

Este se caracteriza por la seriedad y respeto que debe existir en cada etapa del mismo, a fin de que ninguna de las personas involucradas sienta afectados sus derechos e integridad personal. Además involucra una serie de requerimientos legales generales según el país.

Esta actividad es una de las más complicadas y a la vez importante, por las que atraviesa una empresa, de este va a depender un factor tan importante como el recurso humano, contratar al personal adecuado es vital para el buen funcionamiento de un negocio.

Etapas del proceso de contratación

Llevar a cabo una contratación de personal que cumpla con las expectativas de la empresa, no es algo se deba tomarse a la ligera; en cambio, es un proceso que debe ser previamente planificado, ejecutando mediante las siguientes etapas:

1.- Definición el perfil del puesto

En esta primera etapa se analiza que requisitos deben cumplir los postulantes para poder ser tomados en cuenta como posibles candidatos al puesto de trabajo vacante.

Para ello, se debe dejar claramente definidas las características, funciones, herramientas, habilidades, experiencia y conocimientos que requerirá la persona que se seleccione.

Además, no solo toman en cuenta los conocimos y destrezas de los candidatos, también toma en cuenta otros factores importantes, como habilidades sociales y personalidad, para ver si tienen afinidad con los valores de la empresa y su capacidad para trabajar en equipo.

En esta etapa la empresa se debe plantear cuál de estas opciones es la más conveniente:

• Cubrir el puesto de trabajo con alguien que ya forma parte del grupo de trabajadores de la empresa.
• Reclutar personal nuevo anunciando la oferta laboral.

2.- Reclutamiento, revisión y selección de candidaturas

Esta etapa consiste en un proceso en el cual se abre la convocatoria para el nuevo puesto de trabajo, anunciando la oferta en diferentes medios de difusión como periódicos, acudiendo a agencias de trabajo, búsqueda  en redes sociales, entre otros.

Una vez hecha la oferta laboral, se procede a la recepción de cada uno de los currículos, se revisan cada uno de ellos y se desestiman aquellos que no cumplen los requisitos básicos para cumplir perfil del cargo.

Este paso es importante, ya que evita perder tiempo realizando entrevistas a personas que no califican en el perfil; para simplificar el proceso se realiza una tabla de valoración que incluya cada aspirante y de manera objetiva se le otorga calificación en números a cada rango del perfil por candidato.

3.- Entrevistas y evaluación

En esta etapa, el departamento de recursos humanos ya tiene posibles candidatos que pueden cumplir las expectativas del cargo; procediendo a las entrevistas y evaluación de cada uno de ellos para posteriormente seleccionar el mejor candidato.

Para ello, se realizan los siguientes procedimientos:

• Entrevista inicial: es el primer encuentro presencial con los candidatos, con esta primera entrevista personal se realizan preguntas generales como experiencias laborales, habilidades y motivaciones; permitiendo analizar la fluidez en la comunicación y la forma en que se expresa.
• Prueba de conocimientos: es un pequeño examen para evaluar los conocimientos teóricos y prácticos indispensable para ejercer las funciones inherentes al cargo.
• Evaluación psicológica: este tipo de pruebas permite conocer rasgos importantes de los postulados y comprobar cómo se manejan ante determinadas situaciones, como capacidad para la toma de decisiones, capacidad para trabajar bajo situaciones de estrés y presión laboral, habilidades para trabajar en equipo, entre otros rasgos que se estudian mediante test de inteligencia y personalidad.
• Entrevista final: estas entrevistas tienen un carácter más formal, a cargo del jefe del área donde se desarrollará el nuevo cargo, donde se preguntaran y verificarán aspectos más puntuales.

Cada uno de estos datos son evaluados para simplificar la selección del candidato adecuado.

4.- Decisión y contratación

Finalizadas las entrevistas se analiza cuáles candidatos obtuvieron mayor puntuación en los diferentes criterios de evaluación y tomado en cuenta las debilidades y fortalezas de cada uno de ellos, se contrata al que este más acorde al perfil del cargo a ocupar.

Sin embargo, tomar la decisión de contratación suele ser difícil cuando más de un postulante cumple o supera las expectativas, es allí donde la tabla de valoración suelen ser muy útil para ayudar a tomar una decisión objetiva.

Después de ello, solo queda finiquitar el trámite legal del contrato laboral.

5.- Proceso de capacitación:

Esta etapa es posterior a la contratación, consiste en la incorporación del seleccionado al puesto de trabajo, brindándole la información y la asesoría necesaria para que pueda desarrollar sus funciones, además de ayudarle a familiarizarse con la empresa y el equipo de trabajo.

Recomendaciones para llevar a cabo un proceso de selección eficiente

Utiliza múltiples canales de búsqueda de candidatos

Para atraer a candidatos de calidad, es recomendable utilizar diversos canales de búsqueda, como portales de empleo en línea, redes sociales, ferias de empleo, contactos internos y agencias de reclutamiento. La diversificación de las fuentes de candidatos aumenta las posibilidades de encontrar a los profesionales adecuados para tu empresa.

Implementa un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)

Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es una herramienta tecnológica que te ayuda a gestionar y organizar la información de los postulantes, agilizando el proceso de contratación. El uso de un ATS puede simplificar la selección de candidatos, facilitar la comunicación con ellos y proporcionar información valiosa sobre la efectividad de tus esfuerzos de reclutamiento.

Diseña un proceso de selección estructurado

Un proceso de selección estructurado permite evaluar a los candidatos de manera objetiva y consistente. Considera la implementación de entrevistas estructuradas, pruebas de aptitud, evaluaciones de habilidades técnicas y análisis de personalidad. Al utilizar una variedad de métodos de evaluación, podrás obtener una visión más completa del potencial y la idoneidad de cada candidato.

Brinda una experiencia positiva a los candidatos

Una experiencia positiva durante el proceso de contratación puede mejorar la imagen de tu empresa y aumentar las posibilidades de atraer a los mejores talentos. Asegúrate de mantener una comunicación fluida y transparente con los candidatos, proporcionar retroalimentación constructiva y mostrar respeto y consideración durante todo el proceso.

Involucra a tus empleados en el proceso de contratación

Involucrar a tus empleados en el proceso de contratación puede aportar diferentes perspectivas y mejorar la calidad de las decisiones. Los empleados pueden ayudar a identificar a candidatos con habilidades y características que se ajusten a la cultura de la empresa. Además, el involucramiento de empleados en el proceso puede aumentar su compromiso y satisfacción laboral.

Realiza verificaciones de antecedentes y referencias laborales

La verificación de antecedentes y referencias laborales es una parte esencial del proceso de contratación. Estas verificaciones te permiten confirmar la información proporcionada por los candidatos y asegurarte de que cuentas con profesionales confiables y experimentados. Al realizar verificaciones de antecedentes y referencias laborales, también reducirás los riesgos asociados con la contratación de empleados que podrían no ser adecuados para tu empresa.

Ofrece un paquete de compensación y beneficios competitivo

Para atraer y retener a empleados talentosos, es fundamental ofrecer un paquete de compensación y beneficios competitivo. Investiga el mercado laboral y asegúrate de que tu oferta salarial esté en línea con las expectativas de los candidatos y los estándares del sector. Además, considera ofrecer beneficios adicionales, como horarios flexibles, oportunidades de desarrollo profesional y un buen ambiente laboral.

Establece un programa de incorporación y capacitación efectivo

Una vez que hayas seleccionado a los candidatos adecuados, es crucial implementar un programa de incorporación y capacitación efectivo. Esto facilitará la integración de los nuevos empleados en tu empresa y les proporcionará las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones de manera exitosa. Un buen programa de incorporación y capacitación también puede mejorar la retención de empleados y aumentar su satisfacción laboral.

Conclusiones finales

Diseñar un proceso de contratación eficiente y eficaz es crucial para el éxito y crecimiento de tu empresa. Al seguir las pautas y mejores prácticas mencionadas en este artículo, podrás optimizar tu proceso de contratación y asegurarte de atraer y retener a los profesionales más talentosos y comprometidos. Recuerda que la inversión en un proceso de selección bien estructurado es esencial para garantizar el éxito a largo plazo de tu organización.