Los diagramas son una excelente herramienta para representar de manera gráfica información de interés, como lo es la representación de procesos y actividades mediante el diagrama de flujo.
De esta manera se puede simplificar procesos complejos y sistematizados para la compresión de un púbico receptor, independientemente del ámbito de aplicación, y en el sector empresarial no es la excepción.
Para las organizaciones, los diagramas de flujo permiten dar a conocer cómo funcionan sus procesos administrativos y productivos de una manera sencilla, para que, tanto el personal interno como externo a la entidad, puedan comprender como funciona la organización.
Un proceso sin duda elemental dentro de las organizaciones es el proceso administrativo y sus cuatro etapas, planificar, organizar, dirigir y controlar.
Para entender cómo pueden ser de utilidad estos diagramas en las organizaciones, sigue leyendo este post del Diagrama de Flujo de las 4 Etapas del Proceso Administrativo.
Para ello, abordaremos conceptos básicos, de los diagramas de flujo, el proceso administrativo, su utilidad y ejemplo gráfico.
¿Qué es un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo, también conocido como flujograma de procesos o actividades, es una representación gráfica que permite visualizar de manera simplificada la secuencia de un proceso a través de pasos lógicos, representados a través de símbolos.
Dichos símbolos en el diagrama de flujo, poseen un significado definido, que permiten estructurar el diagrama y comprender el proceso como parte de un todo.
¿Por qué son útiles los diagramas de flujo en las organizaciones?
Los diagramas de flujo son una herramienta visual que permite a las organizaciones dar a conocer cómo debe funcionar correctamente sus procesos productivos o administrativos, a través de la representación gráfica de las principales actividades del proceso.
De esta manera se puede identificar y planificar actividades, dando prioridad aquellas que generan aporte de valor, y reduciendo o simplificando aquellas actividades innecesarias, cuyo aporte no sea significativo; permitiendo reducir costos y mejorar la productividad.
Además, los diagramas de flujos permiten enviar un mensaje claro de manera masiva a todo el equipo de trabajo, de hacia dónde deben estar dirigidos sus esfuerzos para mejorar la eficiencia en el los procesos.
De igual forma, gracias a simplificación gráfica de los diagramas de flujo, el funcionamiento de sus procesos puede ser fácilmente entendido por personal externo de la entidad, como clientes, inversionistas o acreedores.
¿Qué es el proceso administrativo y cuáles son sus etapas?
El proceso administrativo es la consecución de un conjunto de etapas que ayudan a gestionar de una manera más eficiente una organización a través de la planificación, organización, dirección y control.
El proceso está dirigido al logro de los objetivos de la organización, aprovechando eficientemente los recursos de la empresa, desde humanos, tecnológicos, materiales, u otros.
Las cuatro etapas del proceso, se encuentran estructurada en dos primeras etapas mecánicas, y dos etapas dinámicas, estas son:
Planificación:
Esta es la primera etapa del proceso, en el cual se definen los objetivos y metas de la empresa, los medios necesarios para alcanzarlos y la ruta de acción a seguir; esta etapa es fundamental para dirigir el rumbo de la organización, reducir la incertidumbre y garantizar en gran medida el éxito de la entidad.
Organización:
En el proceso de organización es donde se discuten las actividades a realizar y se asignan roles y responsabilidades a cada miembro del equipo, de acuerdo a las actitudes y capacidades de cada individuo, a fin de aprovechar al máximo su potencial.
Dirección:
A partir de esta etapa, empieza el proceso de ejecución, donde se transforman los planes en acciones, para ello es necesario direccionar al personal al logro de las actividades, manteniéndolos motivados y compensando su esfuerzo, con un salario acorde a su trabajo.
Control:
La etapa de control es una fase que se lleva a cabo durante todo el proceso, a fin de hacer seguimiento a los resultados y establecer las medidas correctivas necesarias en caso de desviaciones en el logro de los objetivos planificados.
Diagrama de flujo de las 4 etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo, al igual que todo proceso, puede ser representado gráficamente en un diagrama de flujo; para ello, solo se debe tomar en cuenta la simbología requerida y las actividades esenciales del proceso administrativo.
Para entender mejor veamos el siguiente ejemplo del diagrama de Flujo de las 4 Etapas del Proceso Administrativo.
Tal como se observa en el diagrama, un proceso complejo puede representarse de manera sencilla, identificando las actividades elementales en cada una de las etapas del proceso administrado.
Básicamente, las actividades de cada una de las 4 etapas del proceso administrativo en el diagrama de flujo, deben representar los siguientes cuestionamientos:
- Planificación: ¿Qué se va a hacer y cómo?
- Organización: ¿Quiénes lo harán y con qué recursos?
- Dirección: ¿Se están ejecutando las actividades, el personal está motivado?
- Control: ¿Se está ejecutando el proceso de acuerdo a lo planeado, los resultados son los esperados?
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