¿De qué trata la Optimización de procesos?

En la actualidad existen muchas empresas que se encuentran sumergidas en diversos proyectos para mejorar la optimización de procesos y la automatización de los mismos.

Todo esto con la finalidad de alcanzar óptimos niveles de efectividad y eficiencia por el menor costo posible, que les permita ser rentables, competitivos y puedan lograr diferenciarse ante la competencia debido a su excelente calidad de procesos y servicios a los clientes.

Esto puede generar una serie de consecuencias, durante el desarrollo de un proceso, donde figuran diversas personas, materiales, infraestructura física, recursos tecnológicos y tiempo entre otros.

Dependiendo del buen o mal uso de estos recursos, se puede determinar el nivel de satisfacción final del cliente y en consecuencia la rentabilidad de la empresa.

De qué trata la Optimización de procesos

Fases fundamentales de la optimización de procesos

La optimización de procesos dentro de una empresa, es un compromiso que demanda esfuerzos, recursos y herramientas que muchas veces no se pueden llegar a tener, sobre todo en las que se han ingresado recientemente en el mercado o que, por causa de su infraestructura, el modelo o nivel de beneficios no los pueden asumir.

Una palabra que puede resumir la optimización de procesos es la cohesión, la cual es aplicable en las áreas de una empresa, en sus trabajadores, en las funciones que cada uno desempeña y especialmente en los objetivos relacionados con las necesidades de cada uno de sus clientes.

El objetivo principal de esta función, es eliminar completamente las barreras que no permitan el buen desempeño de los individuos involucrados y tampoco del sistema que fortalece las acciones humanas. Esto significa que es una actividad totalmente dinámica que está en constante transformación.

Existen muchas empresas que hoy en día desconocen cuál es la mejor manera de incorporar este tipo de sistema, ya que no existe ninguno que esté establecido como tal. Hay una gran variedad con características distintas que se pueden adaptar en cada estilo de negocio.

Sin embargo, hay algunas fases que no pueden faltar en este tipo de proceso, que son:

Definición de objetivos y metas

Los objetivos se resumen en base a lo que se quiere buscar, por lo tanto, es fundamental hacer una revisión de todos los recursos que se encuentren disponibles, ya que de nada servirá que se realicen las mejores proyecciones, si después no se pondrán en práctica.

Diseñar el proyecto

Cuando la empresa ya tenga los elementos definidos que se buscan mejorar con este proceso, se debe pasar al próximo paso que se trata de documentar las acciones, seleccionar los recursos tecnológicos para cada una de las fases, crear tiempos de entrega y estimular a los equipos que realizarán la implementación.

Analizar los resultados obtenidos

El negocio tiene que tener la disposición de diversas herramientas, que tengan la capacidad de monitorear las acciones propias de esta función. Para llevar esto a cabo, solo se debe aplicar una fórmula muy sencilla que consiste en evaluar si los resultados están acordes con lo previsto desde un principio y a su vez determinar si surge algún tipo de desviación relacionado con los objetivos.

Seguimiento posterior

Después de las acciones que se han realizado, se debe hacer un control regular que se fundamenta en todo lo descrito anteriormente y se debe verificar si el negocio se adapta exitosamente a la optimización de procesos. El punto final de este seguimiento se da cuando la empresa asuma la mejora continua como parte fundamental de su filosofía.

Ventajas y desventajas de la optimización de procesos

Las empresas se componen de un conjunto de procesos orientados con la finalidad de alcanzar un determinado objetivo, para esto es necesario contar con diversos recursos que logren facilitar o por el contrario dificultar la secuencia del mismo. Esto significa que la clave consiste en optimizar los procesos realizados, al igual que los recursos utilizados.

Una manera de optimizar los procesos y aumentar la flexibilidad de la empresa, con el objetivo de ganar mayor rentabilidad y la posibilidad de lograr adaptarse a diversos cambios, es la externalización del proceso económico.

Debido a esto la empresa se ve en el deber de subcontratar la ejecución de diversas actividades a alguna empresa externa, que sea especializada en alguna área específica a través de un contrato.

Esta externalización, proporciona una flexible infraestructura capaz de adaptarse a cualquier necesidad que tenga el negocio. Todo esto, resalta una serie de ventajas y desventajas que a continuación se mencionan:

Ventajas

  • Tienen mayor capacidad de innovar tecnológicamente por medio de la empresa especializada.
  • Se pueden obtener respuestas más rápidas ante los cambios que surgen alrededor.
  • Ayuda a mejorar la eficacia de algunos procesos.
  • Aumenta la flexibilidad y disminuye los costos fijos.
  • Le da a la empresa la oportunidad de que tenga mucha más rentabilidad.

Desventajas

  • Descontrol en algunos procesos determinados.
  • Se puede presentar alguna pérdida de contacto debido a los nuevos elementos tecnológico en las áreas externalizadas.
  • El proveedor puede llegar a convertirse en competidor.
  • Los beneficios pueden comenzar a disminuirse.
  • Se pueden presentar algunos problemas de confianza con respecto a la empresa subcontratada.

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